Plano de negócios para eventos corporativos: como elaborar
De acordo com o SEBRAE, o plano de negócios é um documento que descreve os objetivos de uma empresa e os passos necessários para realizá-los. Ele permite reduzir riscos e verificar a viabilidade econômica do empreendimento.
Por outro lado, essa ferramenta também pode ser adaptada para o contexto dos eventos corporativos, pois auxilia a visualizar todos os processos envolvidos, atrair investidores e parceiros, além de orientar decisões de maneira assertiva.
Por isso, neste artigo, você aprenderá como desenvolver um plano de negócios focado nos eventos corporativos.
Quais são os elementos essenciais de um plano de negócios?
Primeiramente, antes de elaborar um plano de negócios voltado para eventos corporativos, é fundamental conhecer os elementos que compõem esse tipo de documento. A seguir, confira os principais:
Resumo executivo
Também conhecido como modelo de negócio, é uma visão geral sobre o que é o negócio, quem faz parte, os serviços e produtos oferecidos, bem como metas e investimentos iniciais.
Decisões jurídicas e tributárias
É a etapa que define como a empresa será formalizada (MEI, microempresa, sociedade limitada etc.). Também são especificados de onde virão os recursos para o início das atividades, como por exemplo, investimentos próprios, de sócios ou financiamentos.
Análise de mercado
É o momento de investigar o mercado em que a empresa irá atuar, ou seja, quem serão os concorrentes. Em síntese, nessa etapa são identificados o público-alvo, os concorrentes, as oportunidades e os desafios do negócio.
Estratégias de marketing
É a fase em que são definidas estratégias de marketing para atrair clientes, como por exemplo, criação de redes sociais, estabelecimento de parcerias, eventos de demonstração, marketing de conteúdo, tráfego pago, dentre outros.
Plano operacional
Neste estágio, são decididos os bastidores. Em outras palavras, é hora de mapear o espaço físico, a equipe, os fornecedores, as necessidades operacionais, dentre outros.
Planejamento financeiro
Finalmente, é o momento de fazer projeções de receitas, custos fixos e variáveis, bem como, investimentos iniciais e fluxo de caixa.
Como fazer um plano de negócios para eventos corporativos?
Agora que você já conhece os principais elementos para elaborar um plano de negócios, é hora de aplicar esses conhecimentos à realidade dos eventos corporativos. Esse tipo de evento exige organização, estratégia, clareza nos objetivos da ocasião, além de um bom controle de recursos. Por isso, o plano de negócios para um evento deve abranger desde a ideia inicial até o pós-evento.
A seguir, confira o passo a passo para criar um plano de negócios específico para um evento corporativo de sucesso.
Resumo executivo do evento
- Defina o tipo e o objetivo do evento corporativo;
- Determine o que será oferecido aos convidados, como por exemplo, palestras, workshops, networking, dentre outros momentos;
- Estabeleça as metas e resultados esperados;
- Identifique os responsáveis pelos processos que envolvem o planejamento e a execução do evento corporativo.
Decisões jurídicas e tributárias
- Verifique a necessidade de licenças, autorizações e seguros;
- Formalize contratos com o espaço de eventos, fornecedores e parceiros;
- Identifique a origem dos recursos necessários: investimento da organização, patrocínios ou parcerias.
Análise de mercado
- Pesquise informações sobre o público-alvo, tais como, setor, interesses profissionais, cargos ocupados em organizações etc.
- Identifique concorrentes diretos ou indiretos;
- Verifique as oportunidades e riscos associados ao evento.
Atenção
Nessa etapa, a análise SWOT colabora para o alcance de uma análise de mercado mais precisa. Essa ferramenta auxilia na compreensão do cenário do mercado, pois relaciona as forças e fraquezas da organização com as oportunidades e ameaças externas.
Por isso, para aprofundar mais sobre esse tema, confira esse conteúdo que preparamos especialmente para te ajudar a aplicar a análise SWOT na criação de eventos corporativos mais estruturados que irão elevar os resultados da sua empresa para outro nível.
Estratégias de marketing
- Crie a identidade visual do evento;
- Defina os canais de divulgação (Instagram, LinkedIn, e-mail marketing etc.);
- Produza materiais para postar nas redes sociais;
- Planeje o pré, durante e pós-evento;
- Encontre e faça parcerias, se necessário;
- Acompanhe as métricas de engajamento.
Plano operacional
- Selecione o espaço de eventos;
- Contrate fornecedores (por exemplo, buffet, som, luz, segurança, tecnologia, dentre outros);
- Treine a equipe responsável pelo evento;
- Desenvolva um cronograma detalhado do dia da ocasião;
- Prepare um plano de ação para imprevistos.
Planejamento financeiro
- Estime todos os custos: infraestrutura, comunicação, equipe, tecnologia etc.
- Crie uma planilha de fluxo de caixa
- Projete as receitas, ou seja, o valor ganho com venda de ingressos e patrocínios.
- Inclua margem de segurança para imprevistos
Gestão de riscos em eventos corporativos
Acima de tudo, um bom plano de negócios deve priorizar a identificação dos riscos que podem impactar negativamente a ocasião. Entre os riscos que devem ser identificados estão:
- Problemas logísticos: atrasos ou não cumprimento de entrega dos fornecedores, problemas com transporte e infraestrutura do espaço de eventos.
- Problemas técnicos: falhas nos sistemas, como audiovisual e conexão de internet, que podem comprometer a execução do evento.
- Imprevistos com os convidados: cancelamentos e atrasos de palestrantes e participantes, por exemplo.
Desse modo, para lidar com esses riscos, é essencial ter fornecedores alternativos, além de garantir a revisão dos equipamentos e estabelecer contratos claros. Manter uma comunicação eficaz com os convidados e ter um plano de contingência para ajustes no cronograma também ajudam a minimizar impactos negativos e a garantir o sucesso do evento.
Conclusão
Em suma, elaborar um plano de negócios para eventos corporativos é uma etapa fundamental para garantir que o evento seja bem-sucedido e atenda aos objetivos estabelecidos. Dessa maneira, com um planejamento estratégico que englobe desde a definição de metas até o controle financeiro e a gestão de riscos, é possível minimizar imprevistos e otimizar os resultados.
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