Os 7 erros mais comuns ao organizar um congresso
Organizar um congresso é uma excelente oportunidade para fortalecer a imagem da empresa, gerar negócios, bem como para promover a troca de conhecimento entre profissionais. No entanto, o sucesso desse tipo de evento depende de um planejamento eficiente, coordenação adequada e atenção aos detalhes.
Mesmo com boas intenções, é comum que as empresas cometam erros na organização de um congresso. Isso acontece principalmente quando não contam com o apoio de especialistas, o que pode comprometer a experiência dos participantes e o cumprimento dos objetivos.
Por isso, neste artigo, conheça alguns erros frequentes na organização de congressos, como evitá-los e exemplos práticos. Tudo isso para garantir que seu evento seja lembrado pelos motivos certos.
1. Falta de planejamento detalhado
Um dos erros mais recorrentes no planejamento é subestimar a complexidade de organizar um congresso. Isso acontece porque muitas empresas começam a planejar de forma superficial, deixando, por exemplo, etapas importantes para a última hora. Sem um cronograma bem estruturado, tarefas se acumulam, prazos estouram, bem como a qualidade do evento é comprometida.
Como evitar:
- Comece o planejamento com pelo menos 6 a 12 meses de antecedência, dependendo do porte do congresso.
- Crie um plano de ação detalhado, com todas as etapas, responsáveis e prazos.
- Utilize ferramentas de gestão para manter a equipe alinhada.
Exemplo prático: Imagine que o credenciamento online não foi testado antes do dia do evento. Assim, filas enormes são formadas e os participantes já começam a experiência com frustração. Tudo isso poderia ser evitado com um planejamento de eventos adequado e um checklist para controle dos processos.
Experimente uma plataforma para gestão de eventos
A Coopax foi desenvolvida como uma plataforma que oferece recursos que otimizam todas as etapas do planejamento de eventos, tornando a organização muito mais simples. Entre os principais benefícios estão, por exemplo:
- Centralização da documentação do evento em um único local;
- Recebimento de informações conforme as etapas do evento forem acontecendo;
- Busca e contratação de espaço de eventos e fornecedores;
- Gerenciamento da agenda de eventos;
- Além de muitos outros recursos que vão modificar a maneira como você enxerga o planejamento de eventos.
Quer saber mais sobre essa tecnologia? Clique aqui, fale conosco no WhatsApp e conheça todas as possibilidades que a Coopax oferece para o seu congresso.
2. Escolher o local sem critérios bem definidos
Muitos organizadores escolhem o local apenas pelo preço ou por já conhecerem o local, sem avaliar se ele realmente atende às necessidades do congresso. Assim, podem surgir problemas, por exemplo: salas pequenas demais, localização de difícil acesso, falta de estacionamento ou ausência de recursos técnicos adequados
Como evitar:
- Verifique capacidade, infraestrutura, localização e acessibilidade.
- Visite o espaço antes de fechar contrato.
- Verifique se o local oferece equipamentos de áudio e vídeo de qualidade e se há suporte técnico no dia.
Exemplo prático: Um congresso para 500 participantes marcado em um centro de convenções distante do transporte público, por exemplo, pode gerar atrasos e desistências. Muitos convidados podem ter dificuldade para chegar ao local, o que impacta negativamente na experiência do evento.
3. Comunicação falha com os participantes
Além disso, não adianta investir em palestrantes renomados e estrutura impecável se os participantes não receberem informações claras sobre o evento. A falta de comunicação clara pode gerar confusão sobre horários, temas e até mesmo sobre o que está incluso na inscrição.
Como evitar:
- Crie um canal oficial de comunicação (por exemplo, site e comunidade no WhatsApp).
- Envie lembretes periódicos com informações detalhadas e fáceis de entender.
- Mantenha o público atualizado sobre mudanças na programação.
Exemplo prático: alterar o local de realização de um congresso na véspera, sem comunicar os inscritos com antecedência, pode levar o público a comparecer ao endereço errado.
4. Ignorar a experiência dos participantes
Acima de tudo, um congresso não é apenas sobre palestras. É sobre como o participante se sente do momento em que chega até a despedida. Por isso, ignorar aspectos como conforto, alimentação e networking é um erro grave.
Como evitar:
- Invista em credenciamento rápido, ambientes climatizados e áreas de descanso.
- Ofereça coffee breaks de qualidade.
- Crie momentos para networking, por exemplo, pausas estratégicas ou rodadas de conversa.
Exemplo prático: Em um congresso de tecnologia, a ausência de tomadas e pontos de recarga pode fazer com que participantes percam anotações. Além disso, também podem deixar de interagir nas redes sociais sobre o evento, o que afeta o engajamento da ocasião.
5. Subestimar o orçamento
Além disso, é comum que as empresas organizadoras de congressos se surpreendam com custos não previstos no início, como taxas, seguros ou aluguel de equipamentos.
Assim, quando o orçamento estoura, é preciso cortar gastos de última hora, o que afeta diretamente a qualidade do evento.
Como evitar:
- Elabore um orçamento realista, incluindo uma margem de segurança de 10% a 20% para imprevistos.
- Solicite cotações detalhadas de fornecedores e compare antes de fechar contrato.
- Revise o orçamento periodicamente durante a organização.
Exemplo prático: um congresso pode precisar cancelar parte da decoração e/ou reduzir o coffee break se não prever o custo de iluminação extra exigida pelo espaço de eventos.
6. Não ter um plano B para imprevistos
Problemas técnicos, ausência de palestrantes e mudanças climáticas, por exemplo, são imprevistos que podem acontecer a qualquer momento. Nesse sentido, não se preparar para eles pode colocar o evento em risco.
Como evitar:
- Tenha fornecedores reserva para serviços essenciais.
- Prepare alternativas para palestras presenciais, como transmissões online.
- Tenha uma equipe de suporte técnico presente durante todo o evento.
Exemplo prático: se um palestrante tiver o voo cancelado, o congresso pode evitar o cancelamento da palestra caso já tenha organizado um link para apresentação remota.
7. Não medir resultados
Após o término de um congresso, muitas as empresas não sabem se realmente atingiram seus objetivos, seja em satisfação do público ou em retorno financeiro.
Como evitar:
- Defina indicadores desde o início.
- Realize pesquisas de satisfação durante e após o congresso.
- Analise métricas como engajamento e geração de leads.
Exemplo prático: ao aplicar uma pesquisa online pós-evento, um congresso pode identificar alto nível de satisfação entre os participantes. Esses resultados podem estimular indicações, bem como servir para fortalecer a divulgação da próxima edição.
Conclusão
Neste artigo, você aprendeu que organizar um congresso de sucesso exige mais do que boa vontade. É preciso um planejamento de eventos especializado, atenção aos detalhes e preparo para imprevistos.
Por isso, é fundamental evitar erros comuns na organização de um congresso.
Entre eles estão: falta de planejamento, local inadequado, falhas de comunicação, descuido com a experiência do participante, orçamento mal elaborado, ausência de plano B e falta de métricas. Prevenir esses problemas aumenta as chances de realizar um evento memorável e com retorno positivo para a empresa.
Precisa de ajuda para organizar um congresso?
Com a boocX, você conta com uma equipe especializada e tecnologia exclusiva para planejar e gerenciar cada detalhe do seu evento. Da organização à experiência do participante, cuidaremos de tudo para que o seu congresso seja memorável e traga resultados reais.
Clique aqui, fale com um consultor e descubra o que podemos oferecer para o sucesso do seu congresso.
Para mais conteúdos e novidades, siga a boocX no Instagram, LinkedIn e Facebook.