Planejamento de eventos corporativos: saiba o passo a passo ideal
No planejamento de eventos cada detalhe faz a diferença, principalmente em ocasiões corporativas. Mais do que encontros com colaboradores, parceiros e clientes, esses eventos são excelentes oportunidades para fortalecer a marca, engajar as equipes e para conseguir resultados reais.
Por isso, para que tudo aconteça de uma maneira profissional e eficaz, é necessário investir um tempo extra na organização do evento. Afinal, os lucros e os resultados do evento só aparecem quando há um planejamento de eventos estruturado.
Neste artigo, você irá aprender um passo a passo completo para planejar um evento corporativo, da definição dos objetivos até a avaliação de resultados. E, não se preocupe, pois vamos ensinar tudo o que você precisa saber para tirar suas ideias do papel, sem estresse e surpresas desagradáveis.
1. Defina os objetivos do evento
O primeiro passo no planejamento de eventos é definir os objetivos, ou seja, entender por que o evento está sendo organizado, qual é o seu propósito. Para fazer isso, uma boa ideia é refletir sobre as seguintes questões:
- Você deseja gerar novos negócios ou fortalecer parcerias?
- A empresa está precisando melhorar o engajamento e motivação dos colaboradores?
- Há o desejo de aumentar a visibilidade da marca no mercado?
- A empresa irá lançar algum produto ou serviço?
Responder a essas perguntas te ajudará a direcionar as próximas etapas com mais clarezas, bem como entender qual tipo de evento corporativo deverá ser utilizado.
Para conhecer melhor os principais tipos de eventos corporativos e os benefícios de cada um deles, confira aqui este artigo completo que preparamos sobre o tema.
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Ainda está em dúvida se planejar um evento corporativo realmente trará resultados e não será somente uma perda de tempo e dinheiro?
De acordo com Paulo Octavio Almeida, diretor-executivo da Ubrafe,
o Brasil está no top 5 mundial em termos de rentabilidade no setor de eventos. Isso demonstra que, com o planejamento adequado, os eventos corporativos não são uma despesa, mas sim um investimento estratégico.
2. Identifique o público-alvo
Identificar o público-alvo é uma etapa muito importante no planejamento de eventos. Afinal, de que adianta organizar algo incrível se isso não desperta o interesse dos convidados?
Quando o evento não conversa com o perfil dos participantes, o engajamento diminui, ou seja, as pessoas ficarão desanimadas e isso poderá comprometer toda a experiência. E, consequentemente, o resultado que você espera.
Dessa maneira, na hora de determinar qual será o público do seu evento, responda a essas perguntas:
- Qual é a faixa etária dos convidados?
- Quanto eles ganham e estariam dispostos a gastar no seu evento?
- Quais são os hábitos de consumo do público que você espere que participe?
Com as respostas coletadas, ficará fácil entender quais são as características do seu público-alvo. Para ficar mais claro, veja abaixo um exemplo de perfil para se inspirar e adaptar conforme a sua realidade:
Profissionais, entre 30 e 45 anos, homens e mulheres, residentes em Belo Horizonte, com formação superior, renda mensal acima de R$8 mil, atuantes nas áreas de marketing e tecnologia.
3. Escolha a data
Outro passo fundamental na organização de eventos é a escolha da data, afinal, ela influencia diretamente no sucesso da ocasião. Considere:
- Os participantes estarão disponíveis na data idealizada?
- Qual é a previsão das condições climáticas no dia?
- A data está muito próxima?
Além disso, confira o conteúdo que preparamos no Instagram com tudo o que você precisa saber na hora de bater o martelo sobre o dia do seu evento:
A escolha da data: o segredo para o sucesso do seu evento corporativo
4.Determine o orçamento do evento
Definir o orçamento é uma das fases mais importantes do planejamento, pois é com base nesse valor que todas as decisões serão tomadas (escolha do local até os fornecedores, atrações, brindes e estratégias de divulgação).
Primeiramente, comece identificando qual é o valor disponível e distribua-o entre as principais categorias de gastos, tais como, locação do espaço de eventos, alimentação, equipamentos, equipe, marketing, transporte e reserva para imprevistos.
5. Defina o espaço de eventos
Sem dúvida, o espaço de eventos também é um decisor no sucesso ou fracasso do seu evento corporativo. Na hora da escolha, atente-se às seguintes questões:
- Capacidade do local
Sabe aquela sensação angustiante de estar em um local lotado, quase sem espaço para se movimentar? Certamente, você não quer que seus convidados passem para isso no seu evento. Então, na hora de escolher o espaço de eventos, considere a quantidade de convidados e as atividades programadas.
- Localização e acessibilidade
Além disso, a localização do espaço deve ser estratégica, de fácil acesso. Priorize espaços com fácil acesso ao transporte público e verifique também se há opções de estacionamento disponíveis nas proximidades.
- Infraestrutura
Verifique se o local apresenta infraestrutura adequada para atender todas as necessidades do evento corporativo. É essencial que o espaço ofereça, por exemplo, Wi-Fi de alta qualidade, equipamentos audiovisuais modernos, geradores de energia para imprevistos, além de soluções de climatização e iluminação adequadas para a sua proposta.
- Orçamento e custo-benefício
O preço da locação deve estar dentro do orçamento, considerando não apenas o valor cobrado pelo local, mas também os custos adicionais envolvidos. Não se esqueça de avaliar o custo-benefício da opção escolhida. Por exemplo, um espaço mais barato, mas sem a estrutura adequada, pode gerar gastos extras, ou seja, o barato pode sair caro.
- Sustentabilidade e responsabilidade ambiental
Escolha um local de eventos que priorize a sustentabilidade e a responsabilidade ambiental, como a reciclagem e o uso de materiais sustentáveis. Da mesma forma, outra iniciativa relevante é optar por locais que facilitem o transporte sustentável, oferecendo fácil acesso ao transporte público e incentivando o uso de bicicletas.
6. Escolha fornecedores
Assim como o espaço de eventos, a seleção de fornecedores também deve ser feita com muita cautela. Por isso, antes de tomar qualquer decisão, reflita sobre as seguintes questões:
- Qual é a reputação do fornecedor?
- Existem boas avaliações sobre os serviços prestados no Google, redes sociais e site, por exemplo?
- O fornecedor tem experiência com o tipo de evento que você está organizando?
- Ele oferece flexibilidade para atender às suas necessidades?
Além disso, não se esqueça de pedir referências a quem já contratou os serviços. Assim, você evita surpresas indesejadas e garante mais segurança na hora da contratação.
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Dessa forma, você garante mais agilidade, eficiência e controle em cada etapa do planejamento.
7. Planeje a comunicação
Desenvolver uma boa estratégia de comunicação é fundamental para engajar o público-alvo e garantir a participação no evento. Assim, desde o convite até o pós-evento, todas as ações devem ser bem planejadas, com mensagens claras, objetivas e compatíveis com o perfil dos participantes.
Para construir o planejamento de maneira eficiente, responda às perguntas a seguir:
- Quais canais de comunicação serão utilizados? (e-mail, redes sociais, WhatsApp, site)
- Qual é o tom de voz ideal para se comunicar com esse público?
- Quais estratégias de marketing serão utilizadas para promover o evento?
8. Avalie os resultados
Também é necessário considerar o pós-evento no planejamento, pois, após a realização da ocasião, será fundamental entender o que deu certo e o que pode ser melhorado no futuro. Acima de tudo, lembre-se de que as ações pós-evento devem ser planejadas de forma antecipada e podem incluir:
- Envio de materiais, como por exemplo, e-books, vídeos ou links úteis;
- Pesquisas de satisfação para coletar feedbacks;
- Criação de conteúdos pós-evento para redes sociais, blog ou newsletter;
- Compartilhamento de fotos e vídeos.
Conclusão
Em suma, o planejamento de eventos corporativos exige atenção, organização e estratégia. Cada detalhe importa e é fundamental para a construção de experiências memoráveis. Portanto, é preciso seguir um bom planejamento para impactar os participantes e para conquistar os resultados almejados.
Dessa forma, ao seguir esse passo a passo, você garantirá mais controle sobre todas as etapas do processo, evitando imprevistos e aumentando as chances de sucesso.
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