Os 5 principais erros na organização de eventos de última hora
Planejar um evento corporativo de última hora é uma tarefa com muitos detalhes, que exige atenção aos prazos, desafios e, principalmente, aos próprios detalhes. Quando a ocasião precisa acontecer em tempo recorde, os riscos aumentam e pode bater aquele desespero. Afinal, as decisões terão que ser tomadas de maneira mais rápida, pode ser difícil encontrar espaços de eventos e fornecedores disponíveis, e falhas de comunicação ou outros imprevistos tendem a acontecer com mais frequência.
Mas será que é possível organizar um evento de última hora sem cometer os erros mais comuns? A resposta é sim, desde que você saiba identificá-los e adote estratégias para resolvê-los.
Neste artigo, você vai descobrir quais são os principais erros que acontecem na hora de organizar um evento de última hora e, principalmente, como evitá-los para garantir o sucesso do evento e a satisfação dos participantes.
1. Ignorar o objetivo do evento
Primeiramente, um erro clássico, que fica ainda mais grave quando o tempo é curto, é começar a organizar o evento sem ter um objetivo claro. Isso acontece porque, na correria da organização de um evento de última hora, pode parecer mais fácil tomar decisões rápidas e sair “apagando incêndios”. Entretanto, sem saber o propósito, pode acontecer a escolha errada do espaço de eventos para o formato da ocasião, além do investimento em recursos desnecessários.
Como evitar:
Para que essas situações desagradáveis não aconteçam na sua ocasião, pare alguns minutos e defina:
- O que a empresa espera alcançar com o evento?
- Quem é o público-alvo?
- Qual a principal mensagem ou experiência que deve ser transmitida?
De maneira geral, com essas respostas, fica mais fácil entender o que é realmente importante, priorizar decisões e evitar desperdícios de tempo e dinheiro.
2. Não envolver a equipe desde o início
Outro erro comum ao organizar um evento de última hora é o planejador de eventos tentar resolver tudo sozinho, o que gera sobrecarga, erros e esquecimentos. Assim, muitos profissionais pecam por não reunir a equipe logo de cara, deixando para delegar tarefas no “último segundo”. Essa atitude pode gerar falhas na comunicação, acúmulo de funções e, até mesmo, tarefas fundamentais podem ser esquecidas.
Como evitar:
- Reúna todos os envolvidos, apresente rapidamente o cenário do evento e distribua funções claras.
- Use ferramentas automatizadas para criar um checklist que permita que todos acompanhem o andamento das tarefas em tempo real.
Utilize uma plataformas especializada em gestão de eventos para centralizar tarefas, prazos e notificações, o que facilita a comunicação e a organização.
Experimente uma tecnologia para gestão de eventos
A Coopax é uma plataforma estrategicamente desenvolvida a fim de agilizar e otimizar todos os processos relacionados à organização de eventos. A tecnologia pode ser muito útil na hora de planejar um evento de última hora. Seus benefícios incluem, por exemplo:
- Centralização da documentação do evento em um único local;
- Contratação de fornecedores, espaços e organizadores de eventos de acordo com as suas necessidades;
- Recebimento de informações conforme as etapas do evento forem acontecendo;
- Gerenciamento da agenda de eventos;
- Além de muitos outros recursos que vão modificar a maneira como você enxerga o planejamento de eventos.
3. Escolher fornecedores desconhecidos
Na pressa para concluir o planejamento do evento, pode ser tentador fechar com o primeiro fornecedor que diz ter disponibilidade e oferece um preço bom. Contudo, isso pode ser um erro grave, pois a falta de histórico aumenta o risco de atrasos, má qualidade do serviço ou, até mesmo, a possibilidade de cair em golpes, gerando prejuízos e podendo inviabilizar a realização do evento.
Como evitar:
- Dê preferência a fornecedores já conhecidos ou indicados por pessoas de confiança.
- Use plataformas especializadas para encontrar e comparar opções confiáveis, consultar avaliações e fechar contratos rapidamente.
4. Escolher o espaço de eventos sem análise adequada
Quando o tempo é curto, também é comum tentar fechar rapidamente com qualquer local disponível para o evento. No entanto, escolher o espaço errado pode causar prejuízos e comprometer toda a experiência dos participantes. Uma escolha inadequada faz com que não se verifique corretamente a infraestrutura e localização do local, questões de acessibilidade, bem como custos extras.
Como evitar:
- Faça uma lista rápida dos requisitos essenciais para o evento: por exemplo, capacidade, localização, acessibilidade, equipamentos incluídos e facilidades (como estacionamento, wi-fi).
- Peça fotos recentes e vídeos do espaço.
- Verifique avaliações de outros clientes e consulte referências.
- Prefira espaços que ofereçam pacotes completos (com som, iluminação, mobiliário e buffet), pois isso reduz a necessidade de múltiplos fornecedores agiliza o processo e ajuda a evitar imprevistos.
- Utilize plataformas especializadas para comparar opções, checar disponibilidade e fechar contratos de maneira segura.
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5. Não pensar em planos alternativos
Eventos organizados de última hora têm mais chance de imprevistos: por exemplo, fornecedores atrasados, chuvas e outras alterações climáticas, ausência de palestrantes, falhas técnicas. Mas o principal erro é ignorar esses riscos e não pensar em alternativas para o que foi planejado.
Como evitar:
- Antecipe os principais riscos: faça uma lista do que pode dar errado e pense em soluções rápidas para cada um.
- Compartilhe o plano de contingência com toda a equipe e garanta que todos saibam como agir em caso de problemas.
- Crie o plano B, C e quantos forem necessário. Imagine diversos cenários de imprevistos e suas respectivas soluções.
Conclusão
Em suma, organizar um evento de última hora nunca será tarefa fácil. Contudo, com atenção aos principais erros e com o apoio da equipe, um bom planejamento, ferramentas e estratégias adequadas, é possível realizar ocasiões de sucesso, que cumpram os objetivos estabelecidos.
Por isso, cada etapa do processo deve ser pensada com foco no essencial. É fundamental definir objetivos claros, priorizar espaços de eventos e fornecedores de confiança, além de se preparar para imprevistos, criando planos e alternativas para possíveis desafios.
Assim, mesmo quando o tempo for o maior inimigo, agir com confiança e conhecer os principais erros a serem evitados é fundamental para surpreender o público e garantir resultados positivos.
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Perguntas frequentes
1. Por que usar uma plataforma especializada para planejar eventos?
Porque essa tecnologia centraliza tarefas, evita erros, bem como facilita o controle de todo o processo de planejamento de eventos, do início da organização até o pós-evento.
2. Como a tecnologia melhora eventos corporativos?
A tecnologia torna o planejamento mais ágil e organizado, com maior controle de cada etapa do evento corporativo. Ela também melhora a experiência do participante, por meio de recursos, por exemplo, inscrição online, check-in via QR Code, envio de notificações e acesso rápido à programação.