Como planejar uma conferência corporativa de sucesso
Organizar uma conferência corporativa é uma excelente oportunidade para fortalecer a imagem da empresa, gerar networking, divulgar produtos e serviços, bem como promover capacitação interna. No entanto, o sucesso desse tipo de ocasião depende de um planejamento de eventos estratégico, que envolve desde a definição dos objetivos até o pós-evento.
Por isso, neste artigo, você vai descobrir como planejar uma conferência de forma profissional e eficiente, garantindo uma experiência enriquecedora para todos os participantes.
O que é uma conferência corporativa?
Conferências são eventos de médio a grande porte que reúnem um público segmentado para debater temas relevantes, compartilhar conhecimentos e experiências, bem como para lançar tendências. Em geral, contam com palestras, painéis, workshops e momentos de networking. Podem ser direcionadas a públicos internos (como colaboradores e parceiros) ou externos (por exemplo, clientes, investidores e fornecedores).
Sua próxima grande parceria começa na conferência certa. Vamos planejar?
De acordo com uma pesquisa da Hubspot, 85% do público entrevistado afirma que as conferências permitem criar relacionamentos comerciais mais significativos. Além disso, 49% dizem que essas reuniões são ideais para aprofundar assuntos e promover um pensamento estratégico que auxilia no desenvolvimento empresarial.
Esses dados mostram que as conferências não são apenas eventos, mas oportunidades imperdíveis de conexão, crescimento e posicionamento para sua empresa. Por isso, se você quer transformar sua próxima conferência em uma experiência memorável, conte com a boocX. Somos especialistas em eventos corporativos e oferecemos consultoria completa para o planejamento, execução do seu evento.
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Defina os objetivos da conferência
Antes de tomar qualquer decisão, deve-se entender o propósito da conferência, pois sem esse direcionamento o investimento de tempo e de dinheiro será em vão. Por isso, comece com as perguntas certas:
Qual é o principal motivo para realizar a conferência?
Por exemplo, a conferência pode acontecer para fortalecer a marca, gerar novos negócios, engajar clientes, capacitar a equipe ou lançar um novo produto.
Quem é o público-alvo e o que ele espera deste evento?
Além disso, é necessário entender se o evento será planejado para colaboradores internos, parceiros, investidores, clientes atuais ou potenciais.
Quais mensagens e valores a empresa deseja comunicar?
É fundamental que a conferência esteja alinhada à missão, visão e valores da organização.
Que tipo de resultado pretende-se alcançar?
Na etapa de definição dos objetivos, também é necessário esclarecer se o foco está em aumentar o reconhecimento da marca, gerar leads, fechar contratos ou promover networking.
Qual será o formato do evento?
Finalmente, é importante definir se a conferência será presencial, online ou híbrida, de acordo com o perfil do público e os objetivos da empresa.
Estabeleça um orçamento realista
Em segundo lugar, com os objetivos bem definidos, o próximo passo é definir o orçamento disponível. Lembre-se de considerar todos os custos envolvidos, por exemplo:
- Locação do espaço de eventos;
- Equipamentos audiovisuais;
- Decoração e ambientação;
- Alimentação e coffee break;
- Equipe técnica e de apoio;
- Contratação de palestrantes;
- Comunicação, divulgação e brindes.
Em suma, ter um orçamento bem estruturado evita imprevistos e permite fazer escolhas mais assertivas ao longo do processo de planejamento da conferência.
Escolha a data e o local
Acima de tudo, a escolha do local deve considerar a capacidade de público, a localização, a infraestrutura e o conforto dos participantes. Avalie também a facilidade de acesso, opções de estacionamento e proximidade de hotéis.
Já a escolha da data deve levar em conta o calendário do público-alvo, evitando feriados prolongados, períodos de alta temporada ou datas concorrentes com outros eventos relevantes.
Encontre espaços de eventos para a sua conferência
Para que a sua conferência seja realmente memorável, lembre-se que o local de realização do evento faz toda a diferença. Pensando nisso, a Coopax foi desenvolvida como uma plataforma que facilita a busca por espaços de eventos qualificados, de forma segura, ágil e eficiente.
Além disso, a Coopax oferece recursos que otimizam todas as etapas do planejamento de eventos, tornando a organização da sua conferência muito mais prática. Entre os principais benefícios estão, por exemplo:
- Centralização de toda a documentação do evento em um único local;
- Recebimento de informações conforme cada etapa do evento for avançando;
- Gerenciamento completo da agenda e dos prazos da conferência;
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Monte um cronograma detalhado
Quando se trata de planejamento de eventos, a organização é fundamental para garantir que todas as etapas sejam cumpridas com eficiência e no tempo certo. Por isso, é essencial elaborar um cronograma detalhado, com prazos bem definidos para cada fase da conferência. Por exemplo, inclua as seguintes etapas:
- Contratação de fornecedores;
- Definição da programação e dos palestrantes;
- Abertura das inscrições;
- Divulgação nas redes sociais;
- Envio de convites personalizados;
- Montagem da estrutura e realização de testes técnicos;
- Execução e logística no dia do evento;
- Ações de acompanhamento e avaliação pós-evento.
Construa uma programação relevante
A programação é o coração da conferência. Assim, ela precisa ser atrativa, dinâmica e alinhada aos interesses do público. Para montar uma programação atrativa, considere as seguintes estratégias:
- Misture formatos: palestras, painéis, entrevistas e workshops;
- Convide nomes relevantes do mercado ou especialistas da área;
- Garanta intervalos para networking e descanso;
- Planeje a ordem e no tempo de cada atividade.
Avalie os resultados
O encerramento da conferência não marca o fim do trabalho, muito pelo contrário. Dessa maneira, avaliar os resultados atentamente é essencial para mensurar o impacto do evento e identificar oportunidades de melhoria para as próximas edições. Para isso, siga a estratégia a seguir:
- Envie uma pesquisa de satisfação aos participantes;
- Reúna a equipe envolvida para analisar os pontos fortes e os aspectos de melhoria;
- Mensure os principais indicadores de desempenho: por exemplo, número de participantes, alcance nas redes sociais e retorno sobre o investimento (ROI).
- Elabore um relatório com métricas e feedbacks que possa ser compartilhado com patrocinadores, parceiros e diretores.
Conclusão
Neste artigo, você conferiu um passo a passo completo para planejar uma conferência corporativa de sucesso desde a definição dos objetivos até o pós-evento. Como visto, uma conferência é muito mais do que um evento: é uma poderosa ferramenta para fortalecer a imagem da empresa, ampliar o networking e gerar novas oportunidades de negócios.
Em suma, com um planejamento de eventos bem estruturado e alinhado aos objetivos da empresa, é possível transformar cada conferência em uma experiência memorável. Por isso, investir nesse tipo de eventos é uma excelente estratégia para alcançar resultados que irão colaborar para o crescimento do negócio.
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Referências
ASSOCIAÇÃO COMERCIAL DE SÃO PAULO. A importância dos eventos presenciais para seus negócios. Disponível em: https://acsp.com.br/publicacao/s/a-importancia-dos-eventos-presenciais-para-seus-negocios.