Salão de eventos: como fazer a escolha certa para seu evento
A escolha do salão de eventos é uma das decisões mais importantes no planejamento de um evento corporativo. Seja para uma confraternização, workshop, palestra, lançamento, por exemplo, esse espaço define não apenas o conforto dos participantes, mas também a percepção de profissionalismo e identidade da empresa.
Nesse sentido, um local inadequado pode comprometer a experiência dos convidados e, consequentemente, o sucesso do evento. Por isso, é essencial considerar uma série de fatores tais como estrutura, acessibilidade, atendimento e segurança na hora da contratação do espaço.
Confira, neste artigo, tudo o que você precisa levar em conta na hora de escolher o salão de eventos ideal para sua empresa.
Entenda o objetivo do evento
Primeiramente, antes de sair em busca do salão de eventos ideal, é fundamental ter clareza sobre o objetivo do evento que será realizado. Por isso, pergunte-se:
- Qual é o objetivo da ocasião corporativa? (comemoração, capacitação, relacionamento, lançamento etc.)
- Qual será o estilo do evento? (mais formal, descontraído, institucional)
- Qual o perfil dos participantes? (por exemplo, colaboradores, cliente e/ou parceiros)
- Como será a programação?
De um modo geral, essas respostas irão orientar a escolha de um salão compatível com o estilo, estrutura e experiência que se deseja oferecer.
Verifique a localização do salão de eventos
Acima de tudo, um dos primeiros critérios na hora da contratação é a localização do salão. Em outras palavras, o espaço precisa ser facilmente acessível para a maioria dos participantes, especialmente se for um evento com convidados externos. Dessa maneira, avalie:
- Se o espaço está em uma região de fácil acesso;
- A disponibilidade de transporte público nas proximidades;
- A oferta de estacionamento no local ou próximo;
- A segurança da região, principalmente para eventos noturno;
- A distância em relação à sede da empresa ou hotéis, caso necessário.
#dicadaboocX: quanto mais fácil for chegar ao local, maior será a pontualidade, o conforto e a adesão dos participantes no evento corporativo.
Encontre o salão ideal em uma plataforma especializada
Encontrar o espaço certo para o seu evento corporativo pode ser mais simples do que parece, especialmente quando se tem a tecnologia como aliada. A Coopax é uma plataforma especializada e parceira da boocX que ajuda você a localizar, comparar e contratar salões de forma segura e centralizada.
Além de facilitar a busca por espaços que se encaixam no perfil do seu evento, a Coopax oferece:
- Centralização da documentação e dos contratos em um único local;
- Atualizações em tempo real sobre o andamento do planejamento;
- Gerenciamento das etapas do evento;
- Acesso a fornecedores qualificados e avaliados.
Clique aqui e descubra como transformar a sua experiência com eventos.
Capacidade e layout
Além disso, outro fator essencial a ser considerado na hora da escolha é a capacidade do salão e o layout. Assim, é importante que o espaço escolhido comporte bem o número de convidados esperados, sem causar sensação de aperto ou, por outro lado, parecer vazio.
Verifique também:
- A capacidade total do espaço e as opções de layout disponíveis (por exemplo, auditório, em U, em ilhas etc.);
- Se há possibilidade de adaptar o layout para diferentes momentos do evento;
- A existência de áreas de apoio (hall, salas de reunião, lounges, dentre outros);
- A ventilação, iluminação natural e conforto térmico do ambiente.
Lembre-se que espaços bem dimensionados transmitem cuidado e favorecem a experiência do público.
Infraestrutura: o que o salão oferece de verdade?
A infraestrutura é um dos pontos mais críticos e, ao mesmo tempo, mais negligenciados na escolha do salão. Por isso, antes de fechar contrato, certifique-se de que o espaço oferece:
- Equipamentos de áudio e vídeo em boas condições;
- Sistema de climatização adequado;
- Gerador de energia (em caso de quedas de luz);
- Wi-Fi de qualidade e estável;
- Palco e telão, se necessário
- Iluminação adequada;
- Banheiros limpos, acessíveis e em número suficiente.
Atendimento e suporte da equipe do salão de eventos
Finalmente, não se esqueça de avaliar o suporte oferecido pelo salão antes, durante e no pós-evento. Esse atendimento pode facilitar ou complicar o trabalho da empresa e dos planejadores de evento envolvidos, por exemplo. Desse modo, priorize espaços com atendimento ágil, equipe preparada e boa reputação no mercado. Verifique:
- O salão oferece equipe de apoio durante o evento?
- Há um responsável técnico no local para dar suporte à operação?
- Como funciona o processo de montagem e desmontagem, caso necessário?
- Quais são os horários disponíveis e há cobrança de hora extra de utilização?
- O local oferece algum serviço agregado (buffet, recepção, limpeza)?
- Há taxas previstas em caso de mudança de data ou adiamento do evento?
Visite o salão de eventos escolhido
Sempre que possível, faça uma visita ao espaço antes de fechar contrato. Se o evento for de grande porte ou tiver montagem complexa, por exemplo, agende uma nova visita com os fornecedores envolvidos.
Durante a visita, observe:
- Condições reais do espaço (estrutura, manutenção, limpeza);
- Facilidade de acesso para carga e descarga de equipamentos;
- Iluminação e acústica em diferentes horários do dia
- Ponto de apoio para equipe organizadora.
Em suma, a visita ajuda a identificar pontos críticos que não aparecem nas fotos nem nas propostas comerciais.
Avalie o custo-benefício, não apenas o preço
Lembre-se que o valor de locação do salão não deve ser o único critério de decisão. Avalie o que está incluído na proposta e compare com as necessidades do seu evento.
Considere:
- Itens inclusos na locação (por exemplo, mobiliário, equipamentos, equipe de apoio);
- Possibilidade de personalização do espaço;
- Facilidade de logística;
- Flexibilidade de negociação e condições de pagamento;
- Avaliações de clientes anteriores e reputação online;
#dicadaboocX: nem sempre o mais barato é a melhor escolha. Um espaço com custo um pouco mais alto pode representar economia no fim das contas se oferecer estrutura completa, ao evitar imprevistos e garantir mais tranquilidade na realização do evento.
Conclusão
Em suma, escolher o salão de eventos ideal uma decisão estratégica que afeta toda a experiência dos participantes. Por isso, neste artigo, você aprendeu que é preciso verificar diversos aspectos antes da contratação do espaço.
É essencial analisar a localização, a capacidade do espaço, a infraestrutura oferecida, bem como o atendimento da equipe responsável e o custo-benefício da contratação. Ao considerar esses pontos, sua empresa garantirá mais segurança no planejamento, além de proporcionar uma experiência mais positiva aos convidados e alinhada aos objetivos institucionais.
Conte com a boocX para acertar na escolha do salão
A boocX oferece consultoria completa para ajudar empresas a escolherem o salão de eventos ideal.Com o nosso suporte, você evita surpresas, otimiza tempo e garante que o espaço escolhido seja bonito e funcional.
Fale com nossa equipe e transforme o seu próximo evento em uma experiência memorável, desde a escolha do salão até o pós-evento.
Para mais conteúdos e novidades, siga a boocX no Instagram, LinkedIn e Facebook.