Como surpreender seu público em cada etapa do evento corporativo
No universo corporativo, os eventos são bem mais do que simples reuniões de negócios. Por meio deles, é possível fortalecer a imagem da empresa, engajar colaboradores e parceiros, promover networking, lançar produtos e, principalmente, criar experiências memoráveis. Dessa maneira, surpreender o público em cada etapa do evento corporativo é o que diferencia uma ocasião comum de uma experiência que realmente faça a diferença.
Mas como planejar um evento bem-sucedido e ainda garantir resultados para a empresa? Descubra, neste artigo, como surpreender o público em cada fase do evento corporativo.
Antes do evento começar: crie expectativas
Primeiramente, é bom ter em mente que o sucesso de um evento corporativo começa muito antes do grande dia. Por isso, a maneira como a empresa se comunica com o público-alvo pode determinar o engajamento e a participação na ocasião.
Confira, a seguir, algumas dicas para criar expectativas e surpreender o público antes mesmo do evento corporativo acontecer:
Invista em comunicação personalizada
Evite e-mails automáticos. Ao invés disso, envie convites personalizados, assinados pela área responsável, a fim de demonstra o valor do convidado para a empresa. Além disso, não se esqueça de utilizar o nome do participante e destaque como a presença dele fará a diferença no evento.
Valorize a identidade visual corporativa
Utilize uma identidade visual alinhada com os valores e a cultura da empresa. Para isso, crie landing pages para inscrição com informações completas, agenda, fotos e informações dos palestrantes, além de espaço para perguntas.
Ofereça conteúdo relevante
Para aumentar a expectativa a respeito da ocasião uma boa estratégia é enviar antecipadamente materiais como e-books, infográficos ou vídeos curtos sobre o tema do evento. Além disso, convide o público- alvo a responder enquetes ou pesquisas sobre o que gostariam de experienciar no evento. Outra dica é criar grupos de comunicação com comunidades no WhatsApp para já iniciar o networking e tirar dúvidas sobre o evento corporativo.
Use plataformas especializadas para gestão de eventos
Além disso, utilizar plataformas especializadas em eventos auxiliam nas inscrições, controle de convidados e envio de lembretes automáticos sobre o evento. Essas ferramentas também facilitam o planejamento e garantem que o evento seja constantemente reforçado junto ao público-alvo.
Experimente uma tecnologia para gestão de eventos
A Coopax é uma plataforma estrategicamente desenvolvida a fim de agilizar e otimizar todos os processos relacionados à organização de eventos. Seus benefícios incluem, por exemplo:
- Centralização da documentação do evento em um único local;
- Contratação de fornecedores, espaços e organizadores de eventos de acordo com as suas necessidades;
- Recebimento de informações conforme as etapas do evento forem acontecendo;
- Gerenciamento da agenda de eventos;
- Além de muitos outros recursos que vão modificar a maneira como você enxerga o planejamento de eventos.
Recepção do evento: surpreenda já no primeiro contato
A primeira impressão no evento corporativo conta e muito. Por isso, uma recepção inadequada podem prejudicar toda a expectativa criada no pré-evento, mesmo antes da abertura oficial. Confira algumas estratégias para evitar essa situação e surpreender o público participante:
Otimize o check-in
Utilize sistemas digitais de credenciamento, QR Codes e totens de autoatendimento para evitar filas e agilizar a entrada.
Acolhimento
Treine a equipe de recepção para dar boas-vindas informar sobre a programação e indicar os ambientes. Além disso, para ambientar o público-alvo, ofereça um coffee break de boas-vindas, brindes ou um kit com itens relacionados ao tema do evento.
Acessibilidade
Garanta que todos os participantes se sintam incluídos. Por isso, antes de contratar o espaço de eventos, certifique-se de que o local tenha rampas de acesso, intérprete de Libras se necessário, bem como uma equipe preparada para ajudar diferentes perfis de público.
Durante o evento: como encantar os participantes
Finalmente, chegou a hora do grande momento: o evento corporativo começou. Nessa etapa, é necessário engajar os participantes com atrações personalizadas e atrativas. Para isso, considere:
- Escolher palestrantes inspiradores, que dominem o assunto com carisma.
- Apostar em formatos variados, como painéis, workshops e sessões interativas. E
- Utilizar, por exemplo, aplicativos para enquetes ao vivo, quizzes, perguntas e respostas.
- Incentivar os participantes a interagir com o conteúdo, sugerir pautas e compartilhar percepções.
- Estabelecer rodadas de networking, dinâmicas de grupo ou desafios colaborativos.
- Incluir pausas estratégicas para sorteios, apresentações culturais, apresentações de depoimentos de clientes e participantes.
Pós-evento: prolongue a experiência para depois da ocasião
O fim do evento não significa o fim da experiência. Pelo contrário, é hora de fortalecer o vínculo com os convidados. Para isso, confira abaixo, algumas dicas para manter a atenção do público após a experiência presencial terminar.
Enviar agradecimentos personalizados
No dia seguinte, envie um e-mail ou mensagem no grupo do WhatsApp, por exemplo, agradecendo a presença de cada participante. Divulgue fotos do evento, bem como um resumo dos principais aprendizados. Uma boa tática é enviar materiais extras relevantes, que façam com que o interesse do público pela sua empresa continuem no pós-evento.
Solicite feedback de forma criativa
Crie pesquisas rápidas e atrativas, com perguntas diretas e espaço para sugestões. Isso é importante para mostrar que a opinião dos participantes será levada em conta para os próximos eventos.
Mantenha o networking vivo
Sugira grupos de contato entre participantes, compartilhe oportunidades, cursos ou novidades do setor.
Conclusão
Surpreender o público em cada etapa de um evento corporativo exige atenção, criatividade e compromisso com a experiência do participante. Por isso, mais do que simplesmente cumprir uma programação, é fundamental encantar os futuros participantes desde o primeiro contato, a fim de proporcionar momentos memoráveis durante o evento e manter o vínculo no pós-evento.
Neste artigo você aprendeu que investir em comunicação antes do evento, proporcionar uma recepção acolhedora e oferecer bons conteúdos são fundamentais para o sucesso. Além disso, descobriu que eventos corporativos bem planejados são oportunidades únicas de fortalecer relacionamentos e gerar experiências memoráveis para o negócio, mesmo no pós-evento.
Precisa de ajuda para surpreender o público no seu próximo evento corporativo? Então, deixe isso com a boocX.
Somos uma empresa especializada em eventos corporativos, com foco em planejamento estratégico e no uso de tecnologia desenvolvida exclusivamente para atender às demandas do setor de eventos. Com a boocX, você tem acesso a planejadores de eventos e tecnologia exclusiva para garantir suporte e criação de experiências memoráveis e personalizadas para o seu público.
Clique aqui para falar com um consultor e conheça as possibilidades que podemos oferecer para o sucesso do seu evento corporativo.
Perguntas frequentes
1. Como descobrir se o público realmente se surpreendeu com o evento?
A melhor maneira de descobrir se o público realmente se surpreendeu com o evento é por meio de pesquisas de satisfação rápidas e análises de feedback. Além disso, observe o engajamento durante e nas ações que realizar no pós-evento.
2. Quais são as melhores formas de manter o interesse do público no pós-evento?
Mantenha o engajamento enviando materiais extras, compartilhando fotos e vídeos, criando grupos de networking e solicitando feedbacks dos participantes.