Como usar o Diagrama de Ishikawa no planejamento de eventos

Planejar um evento corporativo de sucesso é uma tarefa complexa, pois cada detalhe pode impactar no resultado, positivamente ou negativamente. Por isso, utilizar ferramentas de gestão pode ser um grande diferencial para reduzir riscos, identificar falhas e aumentar as chances de alcançar os objetivos definidos pela empresa.

Nesse sentido, o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como diagrama de causa e efeito pode ser uma ferramenta eficiente para ajudar equipes a antecipar problemas e criar planos de ação, a fim de garantir uma experiência memorável para os participantes.

Confira, neste artigo, como usar o Diagrama de Ishikawa no planejamento de eventos com um exemplo prático de como essa ferramenta pode beneficiar sua ocasião.

Sumário

O que é o Diagrama de Ishikawa?
Por que aplicar o Diagrama de Ishikawa em eventos corporativos?
Como aplicar o Diagrama de Ishikawa no planejamento de eventos?
Exemplo prático: baixo engajamento de participantes no evento
Conclusão
Referências

O que é o Diagrama de Ishikawa?

O Diagrama de Ishikawa é uma representação gráfica em forma de espinha de peixe, desenvolvida pelo engenheiro japonês Kaoru Ishikawa. A ferramenta visa identificar as possíveis causas que levam a um determinado efeito ou problema. No “cabeça do peixe”, coloca-se o efeito ou resultado indesejado. Já nas “espinhas” são distribuídas as categorias de causa:

Máquina (tecnologia/equipamentos)

Método (processos);
Meio ambiente (local, contexto, fatores externos);
Mão de obra (equipe, pessoas);
Material (insumos, recursos);
Medida (indicadores e métricas de controle);
Máquina (tecnologia/equipamentos).

Em suma, o Diagrama de Ishikawa permite analisar as diferentes dimensões envolvidas em um problema, evitando conclusões precipitadas e garantindo uma visão mais completa antes da tomada de decisões

Por que aplicar o Diagrama de Ishikawa em eventos corporativos?

Eventos corporativos envolvem diversos fornecedores, cronogramas apertados, bem como a expectativa de diferentes públicos. Assim, caso ocorram falhas em qualquer etapa do planejamento, a experiência e os resultados do evento podem ser comprometidos.

Dessa maneira, o uso do Diagrama de Ishikawa ajuda a:

Mapear riscos: visualizar falhas antes que elas ocorram.
Organizar o planejamento: organizar as ações de acordo com as possíveis causas de problemas.
Tomar decisões mais assertivas: ao entender a raiz dos problemas, as soluções se tornam mais eficazes.
Promover colaboração: essa ferramenta é ideal para discussões em equipe.
Aumentar a qualidade do evento: além disso, um bom planejamento de evento reduz imprevistos e melhoram a satisfação dos participantes.

Como aplicar o Diagrama de Ishikawa no planejamento de eventos?

A seguir, veja um passo a passo de como utilizar o diagrama na prática:

Defina o efeito ou problema a ser analisado

Primeiramente, é necessário definir o foco do diagrama. Em eventos, isso pode variar conforme o momento do planejamento. Alguns exemplos incluem:

Baixa adesão de participantes.
Problemas com atrasos na execução do evento.
Feedback negativo sobre a experiência.

Esse efeito deve ser escrito no local que representa a “cabeça do peixe”.

Identifique as categorias principais de causas

Em segundo lugar, devem ser preenchidas as categorias, que podem ser adaptadas para o universo dos eventos corporativos, como por exemplo:

Equipe (mão de obra): qualificação, comunicação, treinamento.
Processos (método): organização do cronograma, logística, fluxo de atividades.
Infraestrutura (máquinas e meio ambiente) – tecnologia, internet, equipamentos, espaço de eventos.
Fornecedores (materiais): qualidade do buffet, cenografia, audiovisual.
Indicadores (medidas): métricas de engajamento, ROI, satisfação.

Desse modo, essas categorias serão as “espinhas” principais do diagrama.

Liste causas possíveis em cada categoria

Nessa etapa, o trabalho coletivo da equipe é muito importante, pois cada causa deve ser colocada como um ramal dentro da categoria correspondente. Por exemplo:

Equipe: falta de treinamento, comunicação falha, sobrecarga de tarefas.
Processos: cronograma mal definido, ausência de plano B, bem como burocracia na aprovação de fornecedores.
Infraestrutura: falha no sistema de som, internet instável, espaço de eventos pequeno.
Fornecedores: atraso na entrega, má qualidade, problemas com contratos.
Indicadores: falta de pesquisas de satisfação ou ausência de metas claras.

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Analise as causas raízes

Nem todas as causas listadas têm o mesmo peso. Por isso, é necessário analisar qual delas realmente influencia o problema central. Isso pode ser feito, por exemplo, a partir de de debates, votação em equipe ou até com a técnica dos “5 porquês”, que ajuda a chegar à causa raiz de cada questão.

Exemplo:

Problema: atrasos no cronograma do evento.
Causa inicial: fornecedores não entregam no prazo.
Por quê? Não há cláusula contratual de penalidade. O processo de contratação não previu exigências claras. A equipe responsável não possuía um checklist padronizado.

Elabore planos de ação

Com as causas raízes identificadas, é hora de definir soluções práticas para resolução de problemas. Por exemplo:

Criar um checklist para contratação de fornecedores.
Realizar treinamento da equipe em gestão e comunicação.
Definir cláusulas contratuais claras, incluindo multas por atraso.

Atenção: acompanhe e priorize essas ações ao longo do planejamento do evento.

Monitore e ajuste continuamente

Acima de tudo, o Diagrama de Ishikawa não deve ser visto apenas como um documento para ser guardado na gaveta. Ele pode (e deve) ser atualizado durante todo o processo de organização do evento. Ao longo das reuniões, por exemplo, novas causas podem surgir, o que demandará ajustes no processo de organização.

Exemplo prático: baixo engajamento de participantes no evento

Agora que você já compreendeu como funciona o Diagrama de Causa e Efeito, vamos ver como aplicá-lo na prática. Imagine uma convenção corporativa em que a empresa identificou baixo engajamento dos participantes. Ao aplicar o diagrama, surgiram as seguintes causas:

Equipe: palestrantes pouco preparados e com baixa interação com o público.
Processos: agenda extensa, sem intervalos adequados.
Infraestrutura: recursos audiovisuais limitados.
Fornecedores: material de apoio de qualidade inferior.
Indicadores: ausência de pesquisas prévias para entender os interesses dos participantes.

Conclusão

Em resumo, neste artigo você aprendeu que o sucesso de um evento corporativo pode ser comprometido por falhas no planejamento. Por isso, o Diagrama de Ishikawa se apresenta como uma ferramenta de gestão poderosa para identificar, analisar e solucionar problemas na organização de eventos.

Portanto, ao adaptar essa metodologia ao universo dos eventos, é possível mapear riscos, compreender as causas raiz, bem como tomar decisões mais assertivas no planejamento.

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