Como organizar um evento corporativo
Organizar um evento corporativo pode ser um desafio, já que exige um planejamento antecipado para garantir que tudo saia conforme o desejado. Por isso, este guia ajudará você a estruturar o processo de forma eficaz, independentemente do tipo de ocasião.
Sumário
- Qual é o objetivo do evento corporativo que a empresa irá organizar?
- Quem é o público-alvo do evento corporativo que será organizado?
- Qual será o formato?
- Qual será o orçamento do evento corporativo que a empresa irá organizar?
- Como promover o evento?
- O que fazer no pós-evento?
- É hora de organizar o seu evento corporativo
1. Qual é o objetivo do evento corporativo que a empresa irá organizar?
Primeiramente, é necessário entender o propósito do seu evento. A seguir, separamos algumas perguntas que podem ajudar a direcionar o planejamento, junto com alguns exemplos práticos para aplicar as ideias:
- O evento corporativo tem como objetivo gerar novos negócios ou fortalecer parcerias?
Por exemplo, imagine que a sua empresa deseja expandir sua rede de contatos no setor de tecnologia. Nesse caso, a realização de um evento de networking com empresários e profissionais da área pode ser uma boa estratégia. Durante o evento, é possível criar espaços para apresentações de produtos e serviços, bem como rodadas de conversas para a troca de contatos e experiências.
- O evento visa engajar os colaboradores, melhorar a motivação, promover um ambiente mais integrado?
Se esse for o objetivo, um curso sobre liderança cooperativa pode ser uma boa opção. Com essa dinâmica, os colaboradores participarão de atividades que reforçam o trabalho em equipe e a valorização dos talentos. Dessa maneira, será criado também um ambiente mais harmonioso e colaborativo.
- O foco é aumentar a visibilidade da marca, lançar um novo produto ou serviço?
Já se a intenção é promover a marca e divulgar produtos ou serviços, por exemplo, um evento de lançamento pode ser uma excelente estratégia. Com demonstrações e palestras de especialistas, é possível atrair mais clientes e parcerias.
Para conhecer melhor os principais tipos de eventos corporativos e como cada um pode se adequar aos objetivos da sua empresa, confira nosso artigo completo sobre o tema.
2. Quem é o público-alvo do evento corporativo que será organizado?
Definir o público-alvo é uma etapa fundamental na hora de organizar um evento corporativo. Dessa forma, o perfil dos participantes influencia diretamente no planejamento, desde o formato até a escolha do espaço de eventos e dos recursos.
Pergunte-se:
- Quem são os participantes ideais?
- O evento será para clientes, parceiros, colaboradores ou para o público geral?
- Qual é o perfil desses participantes? (idade, área de atuação, interesses).
Em suma, a partir dessas informações, será possível organizar um evento relevante e focado em quem realmente importa, garantindo uma experiência mais personalizada e eficiente.
3. Qual será o formato?
Agora que você tem clareza sobre o objetivo e o público do seu evento corporativo, é hora de decidir o formato ideal. Essa escolha é essencial para alinhar as expectativas, com o intuito de cumprir os objetivos estabelecidos. Alguns formatos comuns são:
A. Eventos corporativos presenciais
São ideais para momentos de interação direta, pois criam uma experiência mais interativa e envolvente. Por exemplo, uma feira pode ser uma excelente alternativa para mostrar produtos, serviços, além de permitir uma maior conexão com a empresa.
B. Eventos corporativos on-line
São ótimos para ampliar o alcance do evento, permitindo a participação de pessoas de diferentes localidades. Por isso, são uma boa opção para palestras, treinamentos, cursos e lançamentos.
C. Eventos corporativos híbridos
Combinam as vantagens dos eventos presenciais e on-line, oferecendo mais flexibilidade e um maior alcance. Uma conferência, por exemplo, pode transmitir painéis presenciais ao vivo para o público remoto.
4. Qual será o orçamento do evento corporativo que a empresa irá organizar?
Certamente, o orçamento é um dos pilares na organização de qualquer evento. Por isso, desde o começo, é importante ter em mente um orçamento realista, com flexibilidade para ajustes Para criar um orçamento você deve:
- Determinar o valor total disponível para o evento, considerando todas as fontes de financiamento.
- Identificar os principais objetivos do evento e priorizar os gastos de acordo.
- Listar todas as despesas previstas, como a locação do espaço, fornecedores, palestrantes, marketing, logística, limpeza, mão de obra, entre outras.
- Criar uma margem de segurança para cobrir imprevistos, reservando de 10 a 20% do orçamento total.
- Utilizar a tecnologia a seu favor, utilizando ferramentas para gestão financeira.
Definir um orçamento realista garante que o evento aconteça sem surpresas desagradáveis, evitando gastos excessivos e imprevistos, bem como proporciona uma gestão mais eficiente dos recursos.
5. Como promover o evento?
A promoção do evento é uma etapa fundamental para garantir a participação do público e o alcance dos objetivos definidos. Assim, é necessário realizar um planejamento de comunicação eficiente, a fim de gerar interesse na ocasião. Confira a seguir algumas ações que podem ser realizadas para promover eventos, tanto abertos ao público quanto internos.
A. Eventos abertos ao público
- Marketing digital: atualmente, as redes sociais são ferramentas poderosas para divulgar eventos. Por isso, a divulgação de um evento aberto ao público nessas plataformas é uma boa estratégia. Crie uma hashtag exclusiva, publique contagens regressivas, compartilhe informações relevantes sobre o evento e, se houver edições anteriores, colete depoimentos de participantes e palestrantes para gerar expectativa e engajamento . Além disso, campanhas de e-mail marketing e anúncios on-line podem potencializar o alcance e engajamento. Por exemplo, para o lançamento de um produto, uma campanha no Instagram com reels curtos mostrando suas funcionalidades pode atrair a curiosidade do público-alvo.
- Parceiras estratégicas: Verifique se há influenciadores, fornecedores e outros parceiros comerciais que possam contribuir com a realização do evento e ampliar a sua divulgação. Desse modo, eles poderão compartilhar informações sobre o evento em suas redes sociais, aumentando ainda mais a visibilidade da divulgação. Por exemplo, em um evento com palestras, um influenciador do setor pode divulgar sua participação no evento como palestrante, o que pode atrair mais inscritos.
- Convites personalizados: Em um mundo cada vez mais automatizado, enviar convites individuais aos clientes, colaboradores e parceiros pode fazer toda a diferença na participação do evento. Torne-os mais atrativos com mensagens personalizadas, que destaquem o benefício da pessoa na participação. Por exemplo: “Participe do nosso workshop exclusivo e descubra como melhorar a participação da sua equipe com soluções práticas adaptadas à realidade do setor.”
B. Eventos internos
- Comunicação interna: aproveite os e-mails corporativos, a intranet e os aplicativos de comunicação da empresa para divulgar o evento de maneira assertiva. Cerifique-se de destacar os benefícios da participação e o impacto positivo para os colaboradores. Exemplo: “Participe da nossa premiação anual e celebre as conquistas do time, com atrações imperdíveis”.
- Convites personalizados: Assim como nos eventos abertos ao público, enviar convites com mensagens personalizadas, destacando a importância da participação do colaborador no evento, pode aumentar a motivação para participação no evento. Exemplo: “Seu trabalho na equipe tem sido fundamental para os resultados da empresa. Não perca o nosso encontro para celebrar as conquistas da equipe”.
- Materiais visuais: desenvolva pôsteres, banners e vídeos atrativos para reforçar a divulgação tanto nos espaços físicos quanto nos canais digitais da empresa.
6. O que fazer no pós-evento?
O sucesso de um evento corporativo vai além do momento em que o último participante vai embora. Pelo contrário, o pós-evento é uma etapa fundamental para consolidar os resultados alcançados, reforçar os relacionamentos e para avaliar o que pode ser melhorado. Algumas ações importantes para essa avaliação incluem:
- Coletar feedback dos participantes por meio de pesquisas on-line ou formulários enviados por e-mail;
- Monitorar métricas, como engajamento nas redes sociais, leads gerados e/ou retorno financeiro;
- Reunir a equipe para discutir os pontos positivos e aspectos a melhorar nos eventos futuros.
Atenção: Não se esqueça de agradecer aos participantes e fortalecer o relacionamento com os envolvidos, seja por e-mail, redes sociais, ligação ou carta personalizada, conforme o perfil do evento.
Ao dedicar atenção aos pós-evento, sua empresa não apenas maximizará os resultados, mas também fortalecerá a conexão com os participantes. Isso criará uma base sólida para futuros eventos.
7. É hora de organizar o seu evento corporativo
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