Como o planejador de eventos deve agir diante de imprevistos
Planejar um evento corporativo envolve uma série de etapas que devem estar perfeitamente organizadas para garantir o sucesso da ocasião. No entanto, mesmo com um bom planejamento, imprevistos podem surgir a qualquer momento, exigindo do planejador de eventos uma resposta rápida e eficiente.
Saber lidar com esses momentos é o que diferencia um planejador de sucesso, capaz de entregar eventos memoráveis, daquele que prejudica a imagem da empresa e a satisfação dos participantes. Por isso, neste artigo, você aprenderá como o planejador pode antecipar imprevistos e, mesmo diante deles, dar a volta por cima criando um evento inesquecível.
Antecipando e prevenindo riscos
Primeiramente, antes de começar o planejamento o evento, é preciso entender que ele não termina na escolha da data, espaço de eventos e fornecedores. Pelo contrário: o planejador precisa ter em mente que a organização do evento é uma atividade contínua e com oscilações. Por isso, o profissional deve antecipar possíveis problemas e propor soluções práticas antes que tais situações aconteçam.
Mas como fazer isso corretamente? O planejador de eventos de sucesso deve estabelecer um plano de contingência, ou seja, um roteiro alternativo para utilizar em diversas situações adversas. Esse plano deve mapear os principais riscos do evento, falhas técnicas, cancelamento de fornecedores, problemas climáticos e, até mesmo, questões de segurança.
Por exemplo, caso a estrutura de som falhe no dia do evento, o planejador deve ter à disposição um equipamento reserva ou um fornecedor imediato para substituir os equipamentos. Além disso, se houver possibilidade de chuva em um evento ao ar livre, deve-se avaliar locais alternativos ou providenciar tendas para proteger os participantes.
Outro papel do planejador é analisar o histórico dos fornecedores e manter contratos claros, com cláusulas específicas sobre prazos, responsabilidades e penalidades. Tudo isso ajuda a reduzir as chances de surpresas desagradáveis. Em suma, a inclusão desse processo no planejamento de um evento preventiva não elimina os imprevistos, mas reduz seus danos, permitindo respostas mais rápidas e eficientes.
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- Recebimento de informações conforme as etapas do evento forem acontecendo;
- Gerenciamento da agenda de eventos;
- Além de muitos outros recursos que vão modificar a maneira como você enxerga o planejamento de eventos.
Comunicação clara: a chave para a resolução rápida de problemas
Você sabia que 70% dos problemas enfrentados pelas empresas têm origem na má comunicação? Essa informação foi destacada pelo palestrante Emerson Ciociorowski durante um webinar sobre o tema. Segundo ele, as empresas podem perder até 20% da produtividade devido a falhas na comunicação.
No contexto dos eventos, isso reforça que, diante de um imprevisto, a comunicação eficaz torna-se essencial para controlar a situação e garantir o sucesso do planejamento. Por isso, o planejador de eventos deve desenvolver um protocolo de comunicação para emergências.
É preciso saber, por exemplo, quem deve ser contatado primeiro, qual o canal mais rápido (telefone, WhatsApp, e-mail), e como transmitir as informações de forma transparente. Tudo isso ajuda a evitar que o problema se agrave por ruídos no processo comunicacional. Além disso, o profissional deve manter a calma e agir com confiança para tranquilizar toda a equipe. O planejador também deve informar ao cliente quais medidas estão sendo tomadas.
Por exemplo, imagine que um dos palestrantes principais avisa, horas antes do evento, que não conseguirá comparecer por causa de um imprevisto de saúde. Um planejador de eventos preparado aciona rapidamente o plano B, comunicando a equipe de produção, consultando contatos de palestrantes reservas ou reorganizando a programação do dia. Com uma comunicação clara e objetiva, ele informa o cliente sobre a situação e apresenta a solução adotada. Tudo isso sem gerar tumultos ou prejudicar a experiência dos participantes da ocasião.
Trabalho em equipe para superar imprevistos
Lembre-se que nenhum planejador de eventos trabalha sozinho. Assim, o sucesso de uma ocasião também depende da colaboração de uma equipe engajada, preparada e comprometida com os objetivos do evento. Em momentos de crise, essa parceria é ainda mais importante.
Por isso, é fundamental investir no treinamento e na capacitação dos colaboradores da equipe para que saibam exatamente qual é seu papel diante de diferentes tipos de imprevistos. Defina responsabilidades claras, crie rotinas para o contato rápido com fornecedores e estimule a comunicação interna.
Aprimorando processos para eventos futuros
Finalmente, depois que o evento termina, o trabalho do planejador não deve parar. Por isso, não se esqueça de registrar os imprevistos que ocorreram e de analisar como foram resolvidos. Além disso, discuta com a equipe o que poderia ser melhorado. Esses são passos essenciais para o crescimento profissional e a evolução dos processos de organização de eventos.
Além disso, acompanhe as tendências do mercado e invista em tecnologia para gestão dos eventos, para antecipar problemas e melhorar ainda mais os resultados de cada evento.
Conclusão
Em suma, imprevistos fazem parte da rotina de qualquer planejador de eventos. A diferença está em como eles são encarados e resolvidos. Com um planejamento de eventos bem organizado, uma comunicação clara e rápida, bem como uma equipe preparada, é possível transformar adversidades em resultados. Lembre-se: um bom planejador não é aquele que evita problemas, mas sim aquele que sabe agir adequadamente quando eles aparecem.
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Perguntas frequentes
1. Como o planejador de eventos deve agir diante de imprevistos?
O planejador de eventos deve manter a calma, utilizar um plano de contingência previamente definido e garantir uma comunicação clara e rápida com a equipe, fornecedores e cliente.
2. O que não pode faltar no plano de contingência de um evento corporativo?
Um bom plano de contingência deve incluir mapeamento de riscos (como falhas de som, ausência de palestrantes ou condições climáticas adversas), contatos de fornecedores alternativos, além de apresentar as responsabilidades de cada pessoa dentro da equipe.