A importância de escolher o local ideal para o seu evento corporativo
Você sabia que a escolha do local ideal é um dos passos mais importantes para garantir o sucesso de um evento corporativo?
Independentemente do tipo do evento — seja um treinamento, workshop, confraternização ou outro formato — o espaço influencia diretamente a experiência dos participantes e, consequentemente, a concretização dos objetivos da ocasião.
Por isso, neste artigo, abordamos os principais aspectos a serem considerados na hora da escolha do espaço de eventos. Confira!
1. Capacidade do espaço de eventos
Sabe aquela sensação angustiante de estar em um local lotado, quase sem espaço para se movimentar? Esse é exatamente o cenário que você não quer que aconteça no evento corporativo que planejou. Por isso, antes de bater o martelo na escolha do espaço, considere a quantidade de convidados e as atividades programadas.
Lembre-se de que locais muito amplos para um público reduzido podem dar a impressão de que o evento está vazio. Em contrapartida, um espaço muito pequeno para muitos convidados pode comprometer a experiência devido à superlotação.
Em suma, o local deve se adequar ao tipo de evento. Por exemplo, caso se trate de uma feira, será necessário montar estandes, enquanto, para uma palestra, será preciso cadeiras para o público.
2. Localização e acessibilidade
De nada adianta o espaço de eventos escolhido comportar bem os participantes e atender às atividades propostas se a localização não for estratégica. Por isso, ao definir o local, verifique se ele é de fácil acesso, se há opções de transporte público eficientes e se há estacionamento adequado.
Além disso, a acessibilidade também deve ser levada em consideração. Escolha um local que consiga receber bem pessoas com necessidades especiais, garantindo uma experiência inclusiva.
Para isso, certifique-se de que o espaço conta com rampas de acesso, banheiros adaptados, sinalização em braille e intérpretes de Libras para pessoas com deficiência auditiva.
3. Infraestrutura e tecnologia
Verifique se o local apresenta infraestrutura adequada para atender todas as necessidades do evento corporativo. Por exemplo, a conexão Wi-Fi deve ser estável e suportar muitos dispositivos simultaneamente. Caso contrário, momentos que envolvam transmissões ao vivo ou atividades interativas podem ser prejudicados.
Além disso, utilize equipamentos audiovisuais de qualidade, como projetores de alta definição, microfones sem fio e sistema de som eficientes, a fim de garantir que a comunicação com os participantes seja clara e envolvente.
A climatização do ambiente também deve ser ajustável, afinal, as condições climáticas podem sofrer alterações. Desse modo, escolher um espaço de eventos que ofereça conforto térmico adequado para os participantes é fundamental.
Por fim, não se esqueça da iluminação, que deve estar de acordo com a proposta do evento, permitindo ajustes para diferentes momentos, como palestras, dinâmicas e confraternizações.
4. Orçamento e custo-benefício
O preço da locação do espaço de eventos deve estar dentro do orçamento, considerando não apenas o valor cobrado pelo local, mas também os custos adicionais, como serviços extras e taxas. Por isso, solicite um orçamento detalhado e avalie o que está incluso no pacote oferecido.
Alguns locais oferecem descontos para reservas antecipadas, então busque definir o local o quanto antes. Além disso, considere também pacotes promocionais que incluam infraestrutura e serviços complementares.
Não se esqueça de avaliar o custo-benefício da opção escolhida. Por exemplo, um espaço mais barato, mas sem a estrutura adequada, pode gerar gastos extras com aluguel de equipamentos, transporte e montagem de infraestrutura. Ou seja, o barato pode sair caro. Por outro lado, um local com preço mais elevado, mas que ofereça um serviço completo, pode ser mais econômico a longo prazo.
Outro passo fundamental é verificar com atenção as cláusulas contratuais para garantir flexibilidade em caso de cancelamento ou alteração de data do evento. Certifique-se também de que não há taxas ocultas sendo cobradas.
5. Sustentabilidade e responsabilidade ambiental
Escolha um local de eventos que priorize a sustentabilidade e a responsabilidade ambiental, como a reciclagem e o uso de materiais sustentáveis.
Nos eventos corporativos, por exemplo, algumas práticas sustentáveis incluem:
- Substituição de copos e pratos descartáveis por materiais reutilizáveis;
- Digitalização de materiais para evitar impressões desnecessárias;
- Programas de compensação de carbono, como plantio de árvores ou parcerias com projetos ambientais.
Outra iniciativa relevante é optar por locais que facilitem o transporte sustentável, oferecendo fácil acesso ao transporte público e incentivando o uso de bicicletas.
6. Conclusão
Neste artigo, você aprendeu que a escolha do local do evento corporativo vai muito além do espaço estar disponível para reserva.
Para garantir o sucesso da ocasião, é essencial considerar aspectos como capacidade, acessibilidade, infraestrutura, custos e sustentabilidade.
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Referência
INSTITUTO FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO. Guia rápido para organização de eventos. Disponível em: https://www.ifes.edu.br/images/stories/files/Comunicacao/guia_rapido_eventos/guia_rapido_para_organizacao_de_eventos.pdf.