Como calcular o orçamento para um evento corporativo de sucesso
Planejar um evento corporativo de sucesso exige organização e um bom controle financeiro. Por isso, ter um orçamento bem detalhado não só garante que o evento seja realizado dentro das condições financeiras previstas, como ajuda a evitar gastos desnecessários e outros imprevistos que podem comprometer o sucesso do evento, ou na pior das hipóteses, até mesmo a sua realização.
Mas não se preocupe! Para que a sua empresa não enfrente essa situação, neste artigo, você irá aprender como calcular o orçamento de um evento corporativo, considerando todas as variáveis fundamentais.
Então, pegue papel e caneta, porque a seguir você conhecerá informações essenciais para elaborar um orçamento eficaz.
Lembre-se: O evento corporativo é um investimento na imagem da sua empresa.
1.Antes de começar a calcular
O primeiro passo antes de realizar o orçamento é definir o objetivo do evento corporativo. Isso deve ser feito, pois um evento de lançamento de produtos, por exemplo, terá necessidades diferentes e demandará recursos diferentes do que uma confraternização de equipe, por exemplo.
Além disso, definir metas claras ajudará na escolha do local, estrutura do evento, a determinar participantes, a escolha dos fornecedores, o que facilitará colocar o orçamento em prática.
2. Realizando o planejamento financeiro
Planejamento financeiro é o esforço de previsão de ingressos e saídas de recursos financeiros. Sendo assim, o orçamento deve ser visto como a peça básica do evento.
O ideal é trabalhar com pelo menos três orçamentos diferentes, para comparar preços e avaliar a qualidade dos serviços, produtos e espaço de eventos orçados. O orçamento deve contemplar:
- Serviços para apoio operacional: aluguel do espaço de eventos e infraestrutura necessária;
- Serviços para apoio logístico: material de secretaria, equipamentos audiovisuais, elétricos e eletrônicos, decoração;
- Pessoal de apoio: recepcionistas, office-boy, secretárias, mestre de cerimônias, entre outros profissionais que serão necessário de acordo com o tipo e objetivos do evento.
- Serviços terceirizados: segurança, fotógrafos, editores, garçons, tradutores, intérpretes de Libras, serviços médicos, transporte, assessoria de imprensa, dentre outros.
3. Relação custo x benefício
Para escolher as melhores opções para o seu evento, é preciso compreender a relação entre custo e benefício. Para isso, deve-se estimar as receitas e despesas para ter uma visão completa e realística dos recursos disponíveis, a fim de encontrar o ponto de equilíbrio da viabilidade ou não das propostas recebidas.
Lembre-se que:
Receita = soma de todos os itens que compõem a arrecadação do evento.
Despesa = soma de todos os itens que compõem os gastos do evento.
4. Margem de segurança
Não se esqueça de sempre adicionar uma margem de segurança para cobrir imprevistos. O ideal é reservar de 10 a 20% do valor total disponível para despesas não previstas. Isso é fundamental para que seja possível lidar com custos inesperados sem comprometer a execução ou o sucesso do evento.
Dentre algumas despesas imprevistas, pode acontecer situações como por exemplo:
- Aumentos inesperados nos preços de fornecedores;
- Mudanças climáticas que exigem a locação de itens adicionais ou de espaços não planejados;
- Custos extras com segurança.
5. Ferramentas que auxiliam no orçamento
Para ajudar na elaboração do orçamento existem várias ferramentas que podem ser úteis, tais como planilhas do Excel, aplicativos de orçamento colaborativo e plataformas de gestão de eventos.
A utilização dessas ferramentas auxilia no controle de custos, evitando surpresas no final. Por isso, use a tecnologia a seu favor para centralizar seus custos e prazos de maneira eficiente.
Experimente uma plataforma para gestão de eventos
Uma plataforma on-line que foi estrategicamente desenvolvida para agilizar e otimizar todos os processos relacionados à organização de eventos, incluindo a parte de orçamento é a Coopax. Nela é possível:
- Planejar e gerir eventos de forma ágil e eficiente
Centralizar a documentação do evento em um único local - Encontrar, contratar e manter contato com fornecedores, espaços e organizadores de eventos;
- Receber informações completas e atualizações;
- Gerenciar sua agenda de eventos
- E muitos outros recursos que vão modificar a maneira como você enxerga a organização e o planejamento de eventos.
6. Revise o orçamento
É fundamental monitorar o orçamento regularmente durante o processo de planejamento do evento. Para isso, não se esqueça de:
- Acompanhar os pagamentos;
- Revisar cotações de fornecedores para garantir que o orçamento não ultrapasse os limites estabelecidos;
- Manter todos os custos centralizados em uma plataforma ou planilha de monitoramento;
- Revisar o orçamento frequentemente para garantir que não haja mudanças inesperadas que possam afetar o custo final.
7. Bônus: Avalie o Retorno sobre Investimento (ROI)
Após a realização de um evento, calcular o Retorno sobre Investimento (ROI) é fundamental para avaliar sua viabilidade financeira. O ROI, sigla para Return on Investment (Retorno sobre Investimento, em português), é amplamente conhecido no setor financeiro, mas pode ser novidade para muitos organizadores de eventos.
Para calcular o ROI de um evento, é necessário considerar tanto os custos quanto as receitas geradas.
A fórmula do ROI é simples:
Para ficar mais claro, observe um exemplo. Considere que um planejador de eventos teve os seguintes gastos:
- R$ 20 mil com aluguel do espaço;
- R$ 15 mil com contratação de serviços.
- R$ 10 mil com iluminação e decoração;
- R$ 15 mil com alimentos e bebidas;
- R$ 5 mil com divulgação.
Desse modo, seu custo total foi de R$ 65 mil.
Considere também que o planejador arrecadou R$ 70 mil com produtos vendidos, além de R$ 125 mil com os ingressos do evento. Somando tudo, verifica-se que sua receita foi de R$ 195 mil.
Aplicando na fórmula do ROI, obtemos:
Receita: R$ 195.000
Custo: R$ 65.000
Cálculo:
Resultado: ROI = 200%
Observa-se que o ROI encontrado foi de 200%, ou seja, para cada real investido, houve um retorno de dois reais de lucro. Assim, o evento apresentou bons resultados para o planejador de eventos, uma vez que a receita foi superior ao custo de maneira expressiva.
8. Conclusão
Calcular o orçamento para um evento corporativo de sucesso não precisa ser um processo complicado. Ao seguir essas etapas, você conseguirá planejar seu evento de forma eficiente, garantindo que todos os aspectos essenciais sejam cobertos e que o evento seja realizado dentro do seu orçamento.
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Referência
CEARÁ. Secretaria da Educação. Eventos: custos e orçamentos para eventos. Fortaleza: SEDUC, [20–]. Disponível em: https://www.seduc.ce.gov.br/wp-content/uploads/sites/37/2012/06/eventos_custos_e_orcamentos_para_eventos.pdf.