5 erros no planejamento de eventos e como evitá-los
Erros no planejamento de eventos corporativos podem comprometer a experiência e os resultados esperados, já que envolvem uma série de decisões e estratégias por parte da equipe organizadora. No entanto, se não houver atenção a alguns detalhes no processo de planejamento e execução, podem acontecer erros que prejudicarão a experiência dessas ocasiões.
Para evitar que essa situação aconteça na sua empresa, a boocX listou os 5 erros mais comuns e o que você deve fazer para evitá-los.
1. Falta de clareza nos objetivos do evento corporativo
Certamente, você já ouviu a famosa frase dita pelo Gato Cheshire na obra Alice no País das Maravilhas, de Lewis Carroll: “Para quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve”. Essa citação se aplica perfeitamente ao cenário dos eventos corporativos, já que um dos principais erros no planejamento de eventos é a falta de clareza nos objetivos. Sem clareza no propósito da ocasião e nas metas, fica difícil direcionar os processos corretamente. Para evitar isso, pergunte-se:
- Qual é o objetivo principal do seu evento?
- Ele visa gerar novos negócios?
- A ocasião é voltada para aumentar o engajamento dos colaboradores? Para promover a sua marca?
Para facilitar a definição, sugerimos que você faça um brainstorm das ideias para o evento, a fim de estabelecer objetivos mensuráveis e realistas. Desse modo, a execução das atividades ocorrerá da melhor maneira possível.
2. Erros no gerenciamento do orçamento
O orçamento é uma das partes mais importantes, bem como uma das mais críticas no planejamento de qualquer evento corporativo. Erros como subestimar os custos ou não reservar uma margem para imprevistos podem comprometer a realização da ocasião.
Como evitar imprevistos :
- Determine o valor total disponível para o evento, considerando todas as fontes de financiamento.
- Identifique os principais objetivos do evento e priorizar os gastos de acordo.
- Liste todas as despesas previstas, como a locação do espaço, fornecedores, palestrantes, marketing, logística, limpeza, mão de obra, entre outras.
- Crie uma margem de segurança para cobrir imprevistos, reservando de 10 a 20% do orçamento total.
- Utilizar a tecnologia a seu favor, utilizando ferramentas para gestão financeira.
Definir um orçamento realista garante que o evento aconteça sem surpresas desagradáveis, evitando gastos excessivos e imprevistos, bem como proporciona uma gestão mais eficiente dos recursos.
3. Negligenciar a experiência dos participantes
Muitas vezes, os organizadores de eventos concentram-se tanto nos detalhes logísticos que acabam se esquecendo de priorizar a experiência dos participantes. Isso pode criar uma ocasião desmotivadora, bem como pode prejudicar o alcance dos objetivos estabelecidos. Dessa maneira, é necessário pensar na experiência do participante do início ao fim, desde a recepção até o pós-evento. Para garantir que o evento seja agradável e envolvente, você deve:
- Personalizar a comunicação sobre o evento;
- Oferecer materiais de apoio e brinde realmente úteis;
- Criar um ambiente que facilite o networking e a participação ativa.
4. Escolher o local errado
A escolha do espaço de eventos é fundamental para o sucesso do evento corporativo, pois será o ambiente onde todas as atividades planejadas acontecerão. Um espaço mal escolhido pode dificultar o acesso dos participantes, o conforto, a execução do evento e até mesmo a segurança de todos. Por isso, ao selecionar o local, considere:
- Escolher um lugar acessível e adequado ao tipo de evento.
- Verificar se o espaço possui os recursos necessários para a programação. Por exemplo, caso haja uma palestra, confira se a acústica é adequada e se há equipamentos de áudio e vídeo disponíveis.
- Checar a proximidade de transporte público, estacionamento e a capacidade do espaço.
5. Não avaliar o evento após a realização
Ignorar a avaliação pós-evento é um erro que impede melhorias para eventos futuros, pois sem feedback, não é possível saber o que funcionou bem e o que precisa ser ajustado. Por isso, algumas ações importantes para essa avaliação incluem:
- Coletar feedback dos participantes por meio de pesquisas on-line ou formulários enviados por e-mail;
- Monitorar métricas, como engajamento nas redes sociais, leads gerados e/ou retorno financeiro;
- Reunir a equipe para discutir os pontos positivos e aspectos a melhorar nos eventos futuros.
Atenção: Não se esqueça de agradecer aos participantes e fortalecer o relacionamento com os envolvidos, seja por e-mail, redes sociais, ligação ou carta personalizada, conforme o perfil do evento.
Ao dedicar atenção aos pós-evento, sua empresa não apenas maximizará os resultados, mas também fortalecerá a conexão com os participantes. Isso criará uma base sólida para futuros eventos.
6. Evite erros contando com ajuda profissional
Agora que você conheceu os 5 erros mais comuns no planejamento de eventos, ainda tem medo de cometer algum deles? Não se preocupe! Conte com a consultoria especializada da boocX para organizar o evento corporativo da sua empresa com segurança e sucesso. Clique aqui e descubra como podemos ajudar você a planejar cada detalhe.
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