5 erros comuns no orçamento de eventos corporativos
Elaborar um orçamento eficiente é um dos principais desafios na organização de eventos corporativos. Um planejamento financeiro mal estruturado pode comprometer a experiência dos participantes, gerar gastos inesperados, bem como impactar a imagem da empresa.
Neste artigo, você vai conhecer os 5 erros mais comuns ao montar o orçamento de um evento corporativo. Aprenda como fugir dessas situações desagradáveis e realize um evento de sucesso, que ajude a sua empresa a alcançar os objetivos estabelecidos.
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1. Não detalhar todos os custos envolvidos
Um dos erros mais frequentes na hora de desenvolver o orçamento para um evento corporativo é não detalhar todas as despesas. Isso acontece porque, muitas vezes, o foco do planejamento está concentrado no processo de contratação do espaço de eventos e dos fornecedores, por exemplo.
Desse modo, pequenos custos acabam sendo deixado de lado, fazendo com que o orçamento final fique mais elevado, pegando toda a equipe de surpresa. Além disso, deixar de detalhar todos os custos envolvidos pode comprometer o planejamento financeiro, levando à falta de recursos até mesmo para itens essenciais do evento.
Como evitar:
Crie uma planilha detalhada no Excel ou aplicativo de sua preferência. Liste absolutamente todos os itens e serviços necessários para o evento corporativo, do pré-evento ao pós-evento. Não se esqueça de incluir, por exemplo:
- Taxas administrativas, impostos e licenças;
- Custos de deslocamento, hospedagem e alimentação de palestrantes e equipe;
- Materiais de utilização no dia do evento, tais como crachás, brindes e banners;
- Serviços de segurança, limpeza e suporte;
- Equipamentos audiovisuais, internet e outras tecnologias necessárias para a execução do evento;
- Marketing e materiais promocionais;
- Despesas pós-evento, por exemplo, envio de certificados e relatórios.
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Para ter certeza de que não esqueceu de nenhum gastos, converse com fornecedores e outros planejadores de evento que já realizaram ocasiões semelhantes.
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2. Não criar uma margem de segurança
Outro erro muito comum no orçamento de um evento é não incluir uma reserva financeira para imprevistos. Afinal, problemas acontecem e não podemos prever. Por exemplo, pode haver uma demanda inesperada de convidados ou um palestrante ficar doente e precisar ser substituído de última hora. Além disso, o espaço de eventos ou fornecedores podem mudam preços ou surgir taxas extras. Sem margem para imprevistos, qualquer contratempo pode virar um grande problema.
Como evitar:
Uma boa prática é reservar pelo menos 10% do valor total do orçamento para imprevistos. A criação dessa margem de segurança servirá para absorver custos não planejados, permitindo que o evento seja realizado com qualidade, mesmo diante de imprevistos. Caso esses gastos extras não sejam necessários, a verba pode ser utilizada para aprimorar algum detalhe do evento ou servir de economia para a empresa.
3. Estimar mal a quantidade de participantes no evento
Além disso, estimar incorretamente o público que participará da ocasião é um dos principais fatores que comprometem o orçamento de um evento. Por exemplo, se a quantidade de participantes é subestimada, pode ter problemas com a infraestrutura do espaço, faltar alimentação e materiais para os convidados. Por outro lado, ao superestimar, a empresa acaba gastando mais do que o necessário, desperdiçando recursos e gerando prejuízo financeiro.
Como evitar:
Na hora de planejar o evento, estime o número de participantes com base em dados reais, por exemplo, histórico de eventos anteriores, o interesse do público-alvo e a capacidade de divulgação. Para auxiliar nesta etapa e torná-la mais precisa, a empresa pode criar formulários de pré-inscrição ou pesquisas de intenção de participação.
Além disso, negocie com fornecedores prazos flexíveis para a confirmação final do número de participantes. Dessa maneira, é possível ajustar o orçamento de acordo com a demanda real, evitando desperdícios e imprevistos.
4. Deixar de comparar e negociar com o espaço de eventos e fornecedores
Outro erro no orçamento de um evento corporativo é aceitar a primeira proposta, por falta de tempo ou por acreditar que os preços são iguais. No entanto, lembre-se de que essa falha pode encarecer muito a sua ocasião. Tenha em mente que o mercado de eventos é dinâmico e, com pesquisa e boa negociação, é possível encontrar locais e fornecedores com condições mais vantajosas. Muitas vezes, é possível garantir descontos e até mesmo pacotes com serviços adicionais, otimizando o orçamento e agregando valor ao evento.
Como evitar:
Solicite orçamentos de pelo menos três fornecedores diferentes para cada item do evento. Compare não só os preços, mas também o que cada proposta inclui. Verifique os prazos, as formas de pagamento, o suporte, a reputação da empresa, bem como possíveis taxas extras.
Negocie também possíveis brindes ou melhorias nos pacotes. Muitos espaços de eventos e fornecedores estão abertos à negociação, principalmente para contratos fechados com antecedência ou com pagamento à vista.
Além disso, busque referências de outros clientes, consulte avaliações em plataformas especializadas e priorize fornecedores que tenham experiência comprovada em eventos corporativos.
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A Coopax é uma plataforma estrategicamente desenvolvida para agilizar e otimizar todos os processos relacionados à organização de eventos. Essa tecnologia é muito útil para encontrar espaços de eventos e fornecedores acessíveis e confiáveis. Além disso, seus benefícios incluem:
- Centralização da documentação do evento em um único local;
- Recebimento de informações conforme as etapas do evento forem acontecendo;
- Gerenciamento da agenda de eventos;
- Além de muitos outros recursos que vão modificar a maneira como você enxerga o planejamento de eventos.
5. Não monitorar os gastos
Fazer o orçamento de um evento corporativo e simplesmente deixá-lo de lado durante todo o processo de organização também é um erro crítico. Gastos não planejados, mudanças de última hora, bem como pedidos extras são muito comuns. Esse cenário podem do controle se não houver um monitoramento contínuo.
Como evitar:
Utilize uma planilha, sistema ou plataforma especializada em eventos para verificar ou atualizar o orçamento em tempo real, sempre que um gasto for realizado ou uma nova necessidade surgir. Tenha uma pessoa ou equipe responsável por monitorar os gastos, verificar o saldo disponível e autorizar despesas extras.
Conclusão
Em suma, realizar o orçamento de um evento corporativo com atenção e antecedência é o segredo para a realização de experiências corporativas de sucesso. Evitar os erros mais comuns exige atenção, organização, pesquisa, bem como o uso das ferramentas certas. Por isso, é muito importante detalhar todos os custos, calcular corretamente o número de participantes, negociar com fornecedores, espaços monitorar os gastos. Assim, o evento acontece dentro do valor estipulado, de maneira bem-sucedida, tornando-se uma experiência memorável para a empresa e para todos os participantes.
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