Quando faz sentido organizar eventos online?
Após a pandemia de covid-19, os eventos online deixaram de ser apenas uma solução emergencial e passaram a ocupar um espaço definitivo no calendário corporativo. Com o avanço da tecnologia, promover eventos em ambiente virtual se tornou uma boa alternativa para ampliar o alcance da marca e reduzir custos. Além disso, essas ocasiões são úteis para manter o engajamento com diferentes públicos, independentemente da localidade.
Mas afinal, quando realmente vale a pena investir em um evento online? Neste artigo, você vai entender em quais cenários os eventos virtuais fazem mais sentido, os benefícios que eles oferecem e como planejar uma experiência memorável para os participantes.
O que caracteriza um evento online?
Agora que você já sabe as possibilidades dos eventos online, chegou a hora de conhecer algumas de suas vantagens. Confira algumas delas, a seguir:
Alcance ampliado
Eventos online eliminam barreiras geográficas, ou seja, permitem que pessoas de diferentes regiões e até de outros países participem da ocasião sem custo com deslocamento. Esse cenário é vantajoso para empresas que desejam ampliar seu alcance nacional ou internacional, ou que possuem filiais e equipes distribuídas em diversos locais.
Redução de custos
A economia é um dos grandes atrativos para a realização de eventos online. Em comparação aos eventos presenciais, os custos com locação de espaço, alimentação, logística e materiais impressos são significativamente reduzidos.
Flexibilidade
Eventos online são bastantes flexíveis. Dessa maneira, é possível ampliar o número de participantes sem comprometer a estrutura e adaptar o conteúdo para diferentes formatos.
Geração de conteúdo
A gravação do evento pode ser reutilizada posteriormente como material educativo, institucional ou de marketing.
Sustentabilidade
Além disso, o menor uso de recursos físicos e materiais físicos tornam os eventos online uma alternativa mais ecológica, alinhada com práticas sustentáveis.
Quando optar por eventos online?
Embora os eventos virtuais ofereçam inúmeras vantagens, é importante considerar a realidade e os objetivos da empresa antes de escolhê-los. Por isso, a seguir, confira em quais situações o evento online pode ser a escolha mais assertiva para a sua empresa.
O público está distribuído em diferentes localidades
Se a sua empresa deseja atingir um público que está localizado em várias regiões, o evento online é a melhor opção. Esse formato permite reunir colaboradores, parceiros ou clientes em um mesmo ambiente digital.
O objetivo é compartilhar conhecimentos
Eventos voltados para a disseminação de ensinamentos, como treinamentos, workshops e webinars, funcionam muito bem no formato online. Além disso, o ambiente digital oferece recursos interessantes para a interação com o público de forma prática e acessível.
Há limitação de tempo e orçamento
Quando o prazo para organizar um evento é curto ou o orçamento disponível é mais restrito, um evento online pode ser um aliado importante. Com essa escolha, é possível montar uma estrutura completa para uma ocasião relevante, com o menor investimento e agilidade.
A estratégia envolve geração de leads
Webinars e eventos de lançamento, por exemplo são excelentes ocasiões para atrair e captar novos contatos. Por meio de formulários de inscrição, listas de e-mail e interações no chat, é possível identificar o interesse do público, iniciando um relacionamento mais próximo com potenciais clientes.
A experiência presencial não é essencial
Se a proposta do evento não depende de vivências imersivas ou de um ambiente físico (como é o caso de eventos com degustações ou demonstrações presenciais), o evento online pode ser igualmente eficiente. O diferencial está na criação de uma experiência digital envolvente, com conteúdo relevante e recursos interativos.
Como planejar eventos com foco em visibilidade
Para que um evento realmente contribua para divulgar a sua empresa, é essencial ter um planejamento bem estruturado, alinhado com os objetivos de marketing e comunicação. Confira, a seguir um passo a passo para conseguir criar a ocasião perfeita para divulgar a sua empresa.
1. Defina metas claras
Antes de tudo, é importante entender por que o evento será realizado. O objetivo principal é aumentar a visibilidade da marca? Atrair novos leads? Fortalecer relacionamentos? Em resumo, essa definição vai orientar todas as decisões do planejamento.
2. Escolha o formato ideal
Além disso, considere o perfil do público e o tipo de experiência que deseja proporcionar. Eventos presenciais, híbridos ou online? Será realizada uma palestra formal ou uma confraternização mais descontraída? A escolha do formato influencia diretamente na percepção da marca.
3. Aposte em uma comunicação estratégica
Divulgue o evento com antecedência. Utilize, por exemplo, redes sociais, e-mail marketing, convites personalizados e, se for o caso, parcerias com influenciadores e imprensa. Lembre-se: o pré-evento já faz parte da experiência.
4. Crie uma identidade visual marcante
A estética do evento, incluindo convites, materiais de apoio, brindes e ambientação, deve estar alinhada com a identidade da empresa. Isso fortalece o posicionamento e contribui para que o público associe a experiência diretamente à sua marca.
5. Invista em conteúdo de qualidade
Independentemente do formato, o conteúdo do evento precisa agregar valor. Por isso, aposte em temas relevantes, convidados inspiradores e dinâmicas que envolvam o público.
6. Registre e compartilhe
Aproveite o evento para gerar materiais para as redes sociais, site e blog da empresa. Uma boa estratégia é fazer cobertura em tempo real, criar vídeos de bastidores, realizar entrevistas com participantes, bem como fotos de momentos especiais. Isso amplia a repercussão do evento e reforça sua marca também no ambiente digital.
Como planejar um evento online de sucesso
Organizar um evento online vai além de escolher uma plataforma e convidar palestrantes. Assim, para que a experiência seja positiva e gere os resultados esperados, é preciso planejamento estratégico e atenção aos detalhes. Confira algumas dicas práticas:´
Defina objetivos claros: saiba o que deseja alcançar (por exemplo, visibilidade, leads, engajamento etc.).
Escolha a plataforma ideal: avalie a plataforma conforme o número de participantes esperados. Não se esqueça de verificar critérios de segurança e de interatividade.
Crie uma identidade visual consistente: desenvolva convites, landing pages, materiais e apresentações que conversem com a identidade da empresa.
Envolva o público: aproveite os recursos online e use enquetes, chats, perguntas ao vivo e plataformas para criar quizzes e dinâmicas interativas.
Invista em conteúdo relevante: selecione temas atrativos, bons palestrantes. Além disso, crie um roteiro de eventos que englobe as ações de interação com o público-alvo.
Registre o evento: grave a ocasião corporativa e aproveite o conteúdo para as redes sociais da empresa, em treinamentos para colaboradores ou no marketing pós-evento.
Teste tudo antes: para evitar imprevistos, verifique áudio, vídeo, conexão e conte com suporte técnico no dia da ocasião.
Facilite o planejamento do seu evento online com tecnologia especializada
Você já percebeu que organizar um evento online envolve diversos detalhes. Por isso, para facilitar esse processo, contar com uma ferramenta especializada pode fazer toda a diferença.
A Coopax é uma plataforma desenvolvida para otimizar todas as etapas da organização de eventos, inclusive os realizados no ambiente virtual. Com ela, você encontra ferramentas para auxiliar a controlar e organizar o seu evento online.
Entre os benefícios da Coopax estão:
- Centralização das informações e documentos do evento;
- Gestão da agenda com acompanhamento em tempo real;
- Recursos que agilizam o planejamento e elevam a qualidade da entrega.
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Conclusão
Neste artigo, você aprendeu que os eventos online deixaram de ser uma alternativa emergencial e se consolidaram como uma opção poderosa para ocasiões corporativas relevantes, mesmo à distância. Além disso, representam uma solução econômica, prática e capaz de conectar o público de diferentes localidades. Portanto, os eventos online podem ser a escolha certa, especialmente para lançamentos, compartilhamento de conhecimentos e divulgação da marca.
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