O palestrante não poderá comparecer no evento: e agora?
No universo dos eventos corporativos, imprevistos fazem parte da rotina. Um dos mais temidos é justamente a ausência de um palestrante, muitas vezes anunciada em cima da hora. Esse contratempo pode ocorrer, por exemplo, por problemas de saúde, cancelamentos de voo, questões pessoas ou de força maior.
Contudo, independentemente do motivo, esse cenário costuma causar apreensão e desespero para o planejador de eventos e sua equipe. Afinal, uma palestra é um dos pontos altos da programação de um evento corporativo, sendo responsável por atrair participantes e gerar engajamento. Apesar do impacto inicial, é importante saber que é possível contornar o problema e evitar prejuízos à reputação do evento e da empresa.
Neste artigo, você vai descobrir como agir diante desse desafio e o que fazer para manter o evento corporativo de qualidade, mesmo quando o inesperado acontece.
O impacto da ausência do palestrante
O palestrante, muitas vezes, é o grande destaque da programação de um evento corporativo. Sua presença agrega valor ao evento, traz credibilidade, contribui para o engajamento, bem como amplia o conhecimento do público. Além disso, a escolha do palestrante pode ser decisiva para que muitos participantes façam sua inscrição.
Por isso, quando o palestrante avisa que não poderá comparecer, é natural que haja frustração, dúvidas sobre o cronograma e apreensão quanto à satisfação do público. No entanto, o sucesso do evento depende, em grande parte, da capacidade da equipe de planejamento em agir com rapidez, transparência e profissionalismo.
Como agir imediatamente diante da ausência do palestrante
Ao receber a notícia de que o palestrante não poderá participar do evento corporativo, siga este passo a passo:
Confirme a ausência e o motivo
Entre em contato com o palestrante para confirmar a impossibilidade de comparecimento, entender os motivos, bem como para obter um comunicado oficial.
Analise o cronograma e prioridades
Avalie em que momento o palestrante participaria e qual a importância do conteúdo previsto para o evento corporativo.
Aja com rapidez para substituir o palestrante
Diante do imprevisto, é fundamental agir rapidamente em busca de alternativas viáveis para substituir o palestrante. Considere, por exemplo, as opções abaixo:
- Participação remota: se o palestrante não puder comparecer por questões de deslocamento, avalie a possibilidade de ele participar remotamente, via videoconferência.
- Tenha um plano B: consulte uma lista de plano de possíveis palestrantes substitutos, que estejam alinhados com o tema e disponíveis para atender à demanda de última hora.
- Aproveite especialistas internos: caso não seja possível contatar nomes da lista de substitutos, verifique se há especialistas dentro da própria empresa que possam assumir do conteúdo planejado para o evento.
Como comunicar o público sobre as mudanças no evento
Para comunicar o público sobre a mudança do palestrante ou sobre uma nova atividade que substituirá a programação original, é fundamental agir com transparência e agilidade. Por isso, você pode seguir, por exemplo essas orientações:
Comunique rapidamente: assim que a ausência do palestrante for confirmada e a solução definida, informe os participantes o quanto antes. Utilize todos os canais disponíveis, como e-mail, grupos oficiais do evento, avisos no aplicativo ou plataforma utilizada.
Seja transparente: explique o motivo da alteração de honesta, mas sem expor detalhes desnecessários. Além disso, destaque o compromisso da organização em manter a qualidade do evento.
Apresente a solução: informe qual será o novo palestrante ou atividade substituta. Além disso, enfatize os diferenciais e qualificações do substituto ou os pontos positivos da nova atividade. Isso reforça o valor da experiência de participar do evento, mesmo com as alterações.
Valorize a experiência: reforce o compromisso em entregar uma programação relevante, mostrando que o imprevisto da ausência do palestrante foi gerenciado com profissionalismo e respeito ao público.
Esteja disponível para dúvidas: finalmente, abra canais para que os participantes possam tirar dúvidas ou enviar sugestões. Também informe se existe a possibilidade de reembolso ou cancelamento da inscrição, caso alguém não queira mais participar.
Alternativas criativas para o evento
Caso não seja possível oferecer uma nova palestra, o planejador e sua equipe podem enxergar esse imprevisto como uma oportunidade de inovar e surpreender os participantes com experiências diferenciadas durante o evento corporativo. Algumas sugestões criativas incluem:
- Sessão de perguntas e respostas: abra espaço para interação direta com outros especialistas presentes na ocasião.
- Exibição de vídeo ou conteúdo pré-gravado: caso seja possível, utilize materiais fornecidos previamente pelo palestrante.
- Dinâmicas de networking: utilize o tempo disponível para promover atividades de integração, como rodadas rápidas de networking, grupos de discussão, dinâmicas colaborativas ou painéis temáticos.
- Apresentação de cases de sucesso: convide clientes ou parceiros para compartilhar histórias inspiradoras e experiências de mercado.
- Sorteios, quiz ou games: para engajar o público, uma boa estratégia é promover sorteios, quiz temáticos ou jogos rápidos com premiações relacionadas à temática do evento. Essas dinâmicas tornam o momento mais descontraído e estimulam a participação ativa dos presentes.
Conclusão
A ausência de um palestrante em evento corporativo é, sem dúvida, um grande desafio, mas pode ser superada com um bom planejamento de eventos, flexibilidade e uma equipe preparada. Dessa maneira, ter um plano B, agir com transparência e comunicar-se com os participantes de forma rápida e honesta são atitudes fundamentais nessa situação. Além disso, apostar em alternativas criativas ajudam a manter a qualidade e a reputação do evento.
Precisa de ajuda com seu evento corporativo após a ausência de um paletrante?
A boocX oferece consultoria e soluções em planejamento de eventos corporativos que te ajudarão a definir as melhores estratégias de marketing para o seu evento.
Com uma equipe especializada, tecnologia exclusiva e foco no cliente, a boocX está pronta para apoiar você em todos os momentos, inclusive diante de imprevistos como a ausência de um palestrante
Clique aqui e conheça as possibilidades que oferecemos para que você crie um evento memorável.
Perguntas frequentes
1. O que fazer se o palestrante não puder comparecer no evento de última hora?
O ideal é agir rapidamente. Por isso, avalie a possibilidade de o palestrante participar de maneira remota, consulte uma lista de substitutos ou verifique especialistas internos que possam assumir o tema. Caso não seja possível substituir, planeje uma atividade criativa para ocupar o horário da palestra
2. Como comunicar aos participantes a ausência de um palestrante no evento corporativo?
A comunicação deve ser clara, rápida e transparente. Utilize canais oficiais (por exemplo, e-mail, grupos, comunidade ou landing page do evento) para informar a mudança. Explique o motivo sem entrar em detalhes desnecessários, apresente a alternativa escolhida e reforce o compromisso com a experiência do público durante o evento.