A importância da comunicação clara entre cliente e planejador
Quando o assunto é o sucesso de um evento corporativo, é comum que as primeiras preocupações sejam com o espaço, a decoração e as atrações. Mas antes de tudo isso, existe um fator decisivo, que muitas vezes passa despercebido: a comunicação clara entre o cliente e o planejador de eventos. É por meio de uma comunicação eficiente que as ideias do evento realmente saem do papel, sem surpresas desagradáveis no caminho.
Por isso, neste artigo, você irá descobrir por que a comunicação clara é tão importante para a realização de um evento bem-sucedido.
Por que a comunicação entre cliente e planejador de eventos faz tanta diferença?
Planejar um evento envolve muitas etapas e detalhes. Desde a definição dos objetivos até o dia da ocasião, são várias decisões que precisam ser tomadas em conjunto. Dessa maneira, se a comunicação não for clara desde o início, as chances de erros, atrasos ou até gastos desnecessários aumentam muito. Uma boa comunicação evita, por exemplo:
- Expectativas desalinhadas;
- Mudanças de última hora;
- Problemas com fornecedores;
- Dificuldades no cronograma;
- Falhas na experiência final dos participantes.
Em suma, quando o cliente e o planejador trabalham como parceiros, com diálogo aberto e constante, o evento flui melhor, e o resultado é muito mais próximo (ou até melhor) do que o imaginado.
Atenção!
Você sabia que 70% dos problemas enfrentados pelas empresas são resultantes da má comunicação?
Essa é uma informação compartilhada pelo palestrante Emerson Ciociorowski, durante um webinar sobre o tema. Segundo ele, pesquisas indicam que as empresas podem perder até 20% de produtividade por conta de uma comunicação mal alinhada.
Você não vai querer que esse cenário se repita justamente no seu evento corporativo, não é mesmo? Por isso, conte com a consultoria especializada da boocX. Somos uma empresa especializada em eventos corporativos, com foco em planejamento estratégico e no uso de tecnologia desenvolvida exclusivamente para atender às demandas do setor de eventos. Garanta uma comunicação clara em todas as etapas do seu evento, direcionando cada detalhe para alcançar os resultados esperados.
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Principais desafios na comunicação e como evitá-los
Durante o planejamento de um evento, alguns desafios podem prejudicar a comunicação clara entre o planejador de eventos e o seu cliente. Por isso, a seguir preparamos exemplos práticos de situações comuns e o que fazer para evitá-las:
Expectativas não alinhadas
Às vezes, o cliente tem uma ideia na cabeça, mas não consegue transmitir exatamente o que deseja. Por outro lado, o planejador pode interpretar essa mesma ideia de forma diferente, baseando-se em experiências anteriores.
Situação
O cliente pede um evento “descontraído”, mas não especifica o que isso significa. Para ele, pode ser algo mais informal com música ao vivo. Já para o planejador, por exemplo, pode significar um coffee break com ambiente mais leve.
Como evitar
Faça perguntas claras, escute o seu cliente e detalhe as expectativas. Lembre-se: quanto mais informações o cliente fornece, melhor é a comunicação estabelecida.
Falta de atualização durante as etapas do processo
Além disso, outro problema comum é a falta de retorno ou de atualização sobre o andamento do evento. Assim, o cliente pode ficar inseguro ou achar que o planejador não está cuidando dos detalhes como deveria.
Como evitar
Crie um cronograma de comunicação e estabeleça reuniões ou grupos de WhatsApp para manter todos envolvidos atualizados sobre as novidades do evento.
Experimente uma tecnologia para gestão de eventos
A Coopax é uma plataforma estrategicamente desenvolvida a fim de agilizar e otimizar todos os processos relacionados à organização de eventos. Com ela, você irá melhorar a comunicação com clientes, fornecedores e espaços de eventos. Além disso, outros benefícios incluem:
- Centralização da documentação do evento em um único local;
- Contratação de fornecedores, espaços e organizadores de eventos de acordo com as suas necessidades;
- Recebimento de informações conforme as etapas do evento forem acontecendo;
- Gerenciamento da agenda de eventos;
- Além de muitos outros recursos que vão modificar a maneira como você enxerga o planejamento de eventos.
Mudanças de última hora
Durante o planejamento de um evento, mudanças podem acontecer. Contudo, quando surgem em cima da hora, podem comprometer a qualidade da entrega. Muitas vezes, isso acontece, por exemplo porque o cliente esqueceu de mencionar algo ou mudou de ideia por falta de uma comunicação clara nas primeiras conversas.
Como evitar
Documente todas as decisões ao longo do processo e reforçar os prazos-limite para alterações ajudam a reduzir esse tipo de problema.
Conclusão
Garantir uma comunicação clara entre cliente e planejador de eventos não é apenas um detalhe, mas algo que faz a diferença para um evento bem-sucedido. Nesse sentido, desde o alinhamento de expectativas até o acompanhamento de cada etapa, é necessário ocorrer um diálogo transparente, com ações comunicacionais organizadas e constantes.
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Perguntas frequentes
1. Qual é a melhor forma de acompanhar o andamento do planejamento do evento?
Utilize ferramentas de gestão de projetos, plataformas de eventos e grupos no WhatsApp, a fim de facilitar esse acompanhamento. O mais importante é garantir que a comunicação seja transparente e eficiente, deixando o cliente sempre informado e confiante de que o planejamento está seguindo conforme o combinado. Isso ajuda a reduzir imprevistos, bem como evita surpresas indesejadas.
2. Como garantir uma comunicação clara com o planejador de eventos?
O segredo é alinhar tudo desde o início. Converse sobre objetivos, expectativas e o que você deseja (ou não quer) no evento. Além disso, mantenha canais de comunicação abertos, como WhatsApp, e-mail e plataformas especializadas em gestão de eventos, como é o caso da Coopax. Ah, e documente todas as decisões para evitar surpresas. Lembre-se de que quanto mais claro for o diálogo, melhor será o resultado!