Como escolher fornecedores para eventos sem dor de cabeça

Agora que você sabe a importância da seleção cuidadosa de fornecedores para eventos, vamos te ensinar como fazer as escolhas mais assertivas. Confira o passo a passo:

Defina suas necessidades com clareza

Primeiramente, antes de iniciar qualquer contato com fornecedores, é importante entender exatamente o que o seu evento precisa. Isso inclui, por exemplo:

• Quantidade estimada de participantes;
• Tipo de evento (convenção, workshop, lançamento de produto etc.);
• Local e horário;
• Necessidades técnicas (som, luz, projeção);
• Serviços de alimentação e recepção;
• Brindes, cenografia, sinalização, entre outros.

Dessa maneira, com essas informações em mãos, ficará mais fácil montar uma lista de categorias de fornecedores e definir critérios específicos para cada tipo de serviço.

Pesquise possibilidades de fornecedores e monte uma lista

Após definir as necessidades do evento, o próximo passo é montar uma lista confiável de possíveis fornecedores. Evite contratar o primeiro fornecedor que aparecer. Além disso, verifique a localização do prestador de serviços, pois de nada adianta o fornecedor ser excepcional, mas estar longe do local do evento corporativo, não é mesmo?

A seguir, confira mais algumas dicas na hora de pesquisar e listar possíveis parceiros:

• Indicações de outros planejadores de eventos ou empresas parceiras;
• Avaliações no Google, redes sociais e sites especializados;
• Portfólios e cases de sucessos apresentados nos sites das empresas;
• Participação em eventos anteriores que você ou alguém de sua equipe tenha frequentado.

Depois da busca, crie uma lista com três a cinco fornecedores por categoria e comece a solicitar orçamentos e informações adicionais.

Avalie portfólio e experiência em eventos corporativos

Não basta o fornecedor ter um bom nome no mercado, ou seja, é fundamental verificar se ele tem experiência com eventos corporativos, que exigem pontualidade, padronização e cumprimento rigoroso de cronogramas.

Ao avaliar o portfólio, observe:

• Tipos de eventos atendidos;
• Marcas com as quais o fornecedor já trabalhou;
• Fotos reais dos eventos;
• Depoimentos de clientes empresariais.

Além disso, peça para conversar com clientes anteriores e pergunte sobre atendimento, entrega e suporte no dia do evento.

Compare orçamentos

Ao receber os orçamentos, não se atente somente ao preço, pois nem sempre a escolha mais barata terá o melhor custo-benefício. Em outras palavras, muitas vezes, um orçamento aparentemente mais caro inclui mais itens ou oferece garantias que compensam o investimento. Por isso, compare:

• Itens inclusos e exclusões;
• Condições de pagamento;
• Prazos para confirmação e cancelamento;
• Necessidades técnicas e logísticas (tomadas, espaço, tempo de montagem);
• Responsabilidades no caso de imprevistos.

#dicadaboocX: saiba como calcular o orçamento para um evento corporativo de sucesso.  

Verifique contratos e cláusulas atentamente

Acima de tudo, tenha em mente: jamais feche com um fornecedor sem contrato. Exigir esse documento é importante para garantir a segurança jurídica, bem como para definir claramente os direitos e deveres de ambas as partes, evitando problemas futuros. 

O contrato deve prever, por exemplo:

• Detalhamento completo dos serviços a serem prestados;
• Prazos e datas de entrega;
• Responsabilidades em caso de falhas;
• Política de cancelamento ou reembolso;
• Multas e condições em caso de descumprimento.

Leia atentamente e, se possível, conte com apoio jurídico para revisar os contratos,  especialmente se o evento corporativo for de grande porte ou quando os serviços contratados envolverem altos valores.

Conte com fornecedores reserva

Mesmo com o planejamento ideal, imprevistos podem acontecer. Por isso, é sempre bom ter um plano B, especialmente para:

• Fornecedores de alimentação (em caso de queda de energia, por exemplo);
• Técnicos de som e imagem;
• Transporte e logística;
• Equipe de apoio.

Em suma, manter contatos de fornecedores de confiança pode salvar o evento em situações emergenciais.

Planeje ao lado dos fornecedores

Para que o planejamento do evento ocorra como o esperado é necessário que o trabalhe caminhe junto com os fornecedores escolhidos. Assim, eles também precisam estar dentro dos detalhes, cabendo aos organizadores garantir uma comunicação clara e sem ruídos.

Além disso, envolver os fornecedores nas fases iniciais do planejamento permite que eles contribuam com sugestões baseadas na experiência prática de outros eventos. Essa colaboração fortalece a parceria e aumenta as chances de que o resultado seja memorável.

Aposte em tecnologia para gerenciar os fornecedores

Você sabia que a tecnologia de softwares e plataformas de planejamento de eventos podem ajudar a controlar todas as etapas, desde o cadastro dos fornecedores até as entregas?

Dessa maneira, você garante mais organização, visibilidade e agilidade para tomar as melhores decisões para o seu evento corporativo, melhorando a gestão como um todo.