Evento corporativo de sucesso: como planejar?
Planejar um evento corporativo de sucesso exige organização, estratégia e atenção a cada detalhe. Por isso, seja para um lançamento de produto, uma feira, um workshop ou uma confraternização interna, o sucesso do evento está diretamente ligado à forma como ele foi planejado. Neste artigo, vamos responder às principais dúvidas sobre esse tema. Fique com a boocX e entenda o que realmente faz a diferença no processo.
Por onde começar o planejamento de um evento?
Primeiramente, para criar um evento corporativo de sucesso, é necessário entender o propósito do seu evento. Para isso, você deve responder a algumas perguntas:
- Qual será o objetivo do evento? Por exemplo, um evento de treinamento pode ser realizado para ensinar conhecimentos aos funcionários em alguma área específica.
- Quais são os resultados esperados? No evento de treinamento, alguns dos resultados esperados são o aprimoramento dos conhecimentos e habilidades da equipe para a execução de suas tarefas.
- Quem é o público-alvo? A definição do público é fundamental para o sucesso de um evento. Dessa maneira, em um treinamento corporativo, o público-alvo pode ser composto pelos colaboradores da equipe ou da empresa.
Quais são os 7 passos para planejar um evento corporativo de sucesso?
Para garantir um evento bem executado e com resultados reais, é necessário seguir algumas etapas. São elas:
1. Estabelecer os objetivos
Cada evento precisa ter um objetivo claro, como, por exemplo, vender, apresentar um serviço ou produto, premiar colaboradores, dentre outros. Isso direciona todo o planejamento.
2. Planejar o orçamento
Além disso, é necessário definir quanto a empresa pode investir e como esse valor será distribuído para as diferentes etapas do evento.
3. Escolher a data e o local com atenção
Busque locais acessíveis, com estrutura adequada e que estejam disponíveis na data desejada. Logo, não se esqueça de considerar feriados e a agenda dos participantes, que podem interferir diretamente na definição da data e do espaço escolhido para a realização do evento.
4. Programação
Pense em um evento atrativo, que desperte o interesse dos participantes e não cause tédio. Por isso, pense na jornada do participante: alterne palestras com intervalos, momentos de networking e interação. Afinal, uma boa programação deve ser equilibrada e envolvente.
5. Contratar fornecedores
Tatiana Benites destaca que o organizador de eventos é, acima de tudo, responsável pela contratação de todos os fornecedores de um evento. Por isso, é importante fazer uma lista de tudo o que deve ser providenciado, como, por exemplo:
- Lista de convidados
- Convites
- Mesas, cadeiras, toalhas e decoração da mesa
- Profissionais de música
- Aparelhos de som e imagem
- Buffet
- Recepcionistas
- Brindes/lembrancinhas
Certifique-se de que o fornecedor é confiável e cumpre os prazos acordados, entregando exatamente o que foi solicitado. Consulte clientes anteriores para obter referências e verifique as avaliações do fornecedor, por exemplo, no Google.
6. Divulgação
A comunicação deve ser direcionada ao público certo, com linguagem e canais adequados. Nesse sentido, não deixe de utilizar e-mail, redes sociais, landing pages e materiais promocionais.
7. Avaliar resultados
Após o evento, colete feedbacks, bem como analise os dados e compare os resultados com os objetivos iniciais. Isso ajuda a entender o que funcionou e o que pode melhorar nos próximos eventos.
Quais são as 5 fases do planejamento de um evento corporativo de sucesso?
Em suma, o planejamento de eventos acontece em cinco grandes fases.
1. Iniciação
Em primeiro lugar, ocorre a identificação da necessidade do evento, definição dos objetivos e análise de viabilidade.
2. Planejamento
Elaboração do cronograma, definição de tarefas, contratação de fornecedores e previsão de recursos.
3.Execução
É quando o plano sai do papel, ou seja, é o momento de ver os detalhes na prática, com acompanhamento em tempo real.
4.Monitoramento
Durante a execução, é preciso estar atento a possíveis ajustes, garantindo que tudo siga conforme o planejado.
5. Encerramento e avaliação
Finalmente, depois do evento, é hora de fazer um balanço: avaliar resultados, registrar aprendizados e documentar para futuras edições.
Quantas horas leva para planejar um evento?
Planejar um evento pode ser um processo complexo e o tempo necessário depende de diversos fatores, como o tamanho e a complexidade do evento. De acordo com o Tech Event Pro, o planejamento de um evento envolve várias etapas essenciais, cada uma com seu próprio tempo de execução.
Primeiramente, a criação de um orçamento pode levar entre 2 a 4 horas, enquanto a seleção do local e data exige de 10 a 20 horas, considerando a escolha do espaço ideal e a logística de datas. Concluir os materiais de marketing, que também têm grande importância, demanda da equipe, por exemplo, de 8 a 10 horas de trabalho..
Já a logística do evento, que envolve garantir infraestrutura adequada e acessibilidade, pode demandar entre 10 a 20 horas, enquanto a coordenação com fornecedores, uma das partes mais demoradas, pode levar de 20 a 30 horas. Esses tempos podem variar dependendo da complexidade de cada tarefa, mas ajudam a dar uma noção do esforço envolvido para planejar um evento de sucesso.
Conclusão
Portanto, o sucesso de um evento começa no planejamento. E contar com uma empresa especializada faz toda a diferença. Na boocX, unimos criatividade, estratégia e tecnologia para transformar ideias em eventos inesquecíveis. Seja qual for o seu objetivo, estamos prontos para ajudar sua empresa a se destacar.
Por isso, fale com a gente e descubra como tornar seu próximo evento uma ocasião memorável.