Consultoria de eventos corporativos: quais são os benefícios?
Planejar eventos corporativos de sucesso exige muito mais do que criatividade e propósito. Acima de tudo, é necessário estratégia, objetivos bem alinhados e conhecimento de mercado. A consultoria especializada em eventos corporativos se torna uma aliada fundamental para que as empresas consigam tirar suas ideias do papel, transformando encontros em experiências memoráveis e alinhadas com os objetivos organizacionais.
Por isso, neste artigo, você conhecerá os principais benefícios de contratar uma consultoria especializada em eventos corporativos, além de exemplos de cases de sucesso que demonstram como investir em eventos pode impulsionar a visibilidade da marca e gerar novas oportunidades de negócio.!
1. O que faz uma consultoria de eventos corporativos?
A consultoria de eventos corporativos é uma ferramenta estratégica que visa tornar o processo de planejamento e execução de eventos mais eficiente e alinhado com as metas da empresa. Dessa maneira, ela atua como uma parceira essencial, oferecendo orientação e apoio a cada etapa do evento, desde a concepção inicial até a avaliação final dos resultados. Com a ajuda de profissionais especializados, as empresas conseguem identificar as melhores práticas e estratégias, a fim de que o evento tenha um impacto positivo e esteja em conformidade com os objetivos organizacionais.
A consultoria pode envolver uma gama ampla de serviços, que incluem:
Diagnóstico das necessidades e metas da empresa
Antes de planejar o evento, a consultoria realiza um levantamento detalhado das necessidades do cliente, suas metas e os resultados esperados. Isso ajuda a construir um evento verdadeiramente alinhado com os objetivos da empresa.
Planejamento estratégico do evento
A consultoria ajuda a definir o conceito do evento, escolhendo o formato ideal e os melhores canais para atingir o público-alvo.
Definição de KPIs (Indicadores de Desempenho)
A consultoria estabelece indicadores claros para medir o sucesso do evento, como por exemplo, a satisfação dos participantes, a geração de leads e o retorno sobre investimento (ROI).
Auxílio na contratação de espaços e fornecedores
A consultoria ajuda na escolha de locais adequados e na seleção dos fornecedores, considerando qualidade e custo-benefício.
Gestão do cronograma e das etapas do planejamento
A consultoria garante que todas as etapas sejam executadas dentro do prazo e do orçamento estipulados, cuidando de cada detalhe.
Avaliação pós-evento
Após o evento, a consultoria realiza uma análise detalhada dos resultados, incluindo feedback dos participantes e dados de desempenho, para sugerir melhorias em eventos futuros.
2. Os benefícios da consultoria de eventos corporativos
Em segundo lugar, investir em consultoria de eventos corporativos oferece uma série de benefícios, além de aumentar a assertividade e as chances de sucesso do evento. Vamos explorar os principais benefícios:
Otimização de recursos
Uma das maiores vantagens de contar com uma consultoria é a otimização dos recursos financeiros e humanos. A consultoria ajuda a evitar desperdício de tempo e dinheiro, bem como identifica os fornecedores mais qualificados e com o melhor custo-benefício.
Alinhamento com os objetivos da empresa
Cada decisão com o auxílio de uma consultoria é pensada para garantir que os objetivos da empresa sejam alcançados. Se o evento visa lançar um novo produto, por exemplo, a consultoria trabalhará para garantir que todas as ações estejam alinhadas a essas metas.
Inovação e experiência personalizada
Consultores experientes têm um conhecimento profundo das tendências atuais do mercado de eventos e podem propor soluções inovadoras. Isso pode incluir formatos de evento diferentes, escolha de tecnologias interativas, integração de mídias sociais, entre outros. Além disso, a consultoria pode oferecer uma experiência personalizada para os participantes, o que torna o evento mais impactante e memorável.
Redução de riscos
A consultoria ajuda a identificar riscos que podem comprometer o evento, ou seja, verifica possíveis falhas e até imprevistos. Com uma consultoria especializada, a empresa está mais bem preparada para lidar com esses desafios e garantir a boa execução do evento.
Avaliação de resultados
Após o evento, a consultoria realiza uma avaliação detalhada, utilizando os KPIs previamente definidos para medir o sucesso do evento. Logo, é possível a entender o que funcionou bem e as melhorias para futuras edições, garantindo o aprendizado contínuo e a melhoria do desempenho.
Já durante o evento, invista em momentos interativos como dinâmicas, espaços instagramáveis e trilhas de conteúdo personalizadas. Em suma, a ideia é fazer com que cada envolvido se sinta realmente parte ativa do seu evento corporativo.
3. Cases de sucesso envolvendo consultoria de eventos corporativos
Agora que você conhece os benefícios de uma consultoria de eventos, vamos explorar alguns cases de sucesso.
Case 1: Transformação Digital no Evento de Convenção da Domino’s Pizza
Em 2018, a gestora Vinci Partners assumiu o controle da Domino’s Pizza no Brasil com um objetivo claro: expandir a empresa de 218 para 500 unidades em cinco anos. Para acelerar esse crescimento, surgiu a Convenção Domino’s Pizza, que reuniu todos os franqueados e gerentes da rede para dois dias de palestras e atividades focadas em vendas e estratégias de mercado.
Dessa maneira, para maximizar o engajamento dos participantes, a empresa contratou uma empresa especializada para desenvolver um aplicativo exclusivo para o evento. O aplicativo foi projetado para facilitar a interação entre os participantes e fornecer conteúdos adicionais, como vídeos e quizzes interativos. O resultado foi surpreendente: cada participante acessou o aplicativo, em média, 18 vezes durante o evento, o que indicou um alto nível de engajamento e interação com o conteúdo. Isso também contribuiu para o sucesso geral da convenção e ajudou a consolidar a marca no Brasil.
Case 2: Evento de Lançamento de Produto para o Setor de Tecnologia
Recentemente, a consultoria em eventos da boocX foi procurada por um cliente com dificuldades para encontrar o espaço ideal para a apresentação de um novo produto em Belo Horizonte.
Com a expertise da nossa equipe, identificamos as melhores opções de espaços para eventos, considerando o perfil da empresa do cliente e suas necessidades. Além disso, utilizamos nossa plataforma exclusiva de organização de eventos, que permitiu gerenciar todas as etapas de contratação de maneira centralizada. Como destacou o próprio cliente:
Todas as tratativas entre a Boocx e nossa empresa caminharam no sentido de agilizar os processos de contratação dos serviços solicitados.
Com o suporte da boocX, o evento foi concluído com excelência, garantindo o sucesso da apresentação e o impacto desejado para o lançamento do novo produto.
Case 3: Evento Digital de Engajamento para Equipe Comercial
Em 2022, uma empresa do setor de educação organizou um evento de quatro dias para engajar sua equipe de vendas, distribuída por todo o Brasil. O evento contou com palestras, painéis interativos e workshops, abordando temas como liderança e estratégias comerciais.
Por isso, foi criada uma plataforma para incentivar a participação ativa dos colaboradores, permitindo que eles compartilhassem suas experiências e discutissem estratégias de vendas. Além disso, o evento teve um impacto significativo no engajamento da equipe, resultando em um aumento direto nas vendas nos meses seguintes.
Conclusão
Em suma, investir em consultoria de eventos corporativos é uma estratégia inteligente para transformar encontros em oportunidades reais de crescimento, conexões e fortalecimento da marca. Com a ajuda de profissionais experientes, sua empresa tem mais chances de surpreender, engajar e conquistar resultados que vão além da simples memorização dos participantes.
Se sua empresa busca um parceiro de confiança para planejar eventos memoráveis conte com a boocX. Nossa equipe está pronta para transformar suas ideias em experiências inesquecíveis, alinhadas aos objetivos do seu negócio.